Factura electrónica de Finom: La herramienta clave de la cuenta de empresa

La cuenta de empresa de Finom

La cuenta de empresa de Finom es muy completa, y para su contratación los usuarios pueden elegir entre 3 planes: 1 sin cuota fija, Solo, y 2 de pago, Start (14 €/mes) y Premium (28 €/mes).

Un primer aspecto destacable de su herramienta de factura electrónica es que está disponible en los 3 planes de suscripción, es decir, que se incluye también en el plan sin cuota.

Sin embargo, algunas funcionalidades de facturación electrónica se reservan para los usuarios de pago de la cuenta de empresa, de lo que se desprende una de las preguntas que buscamos responder aquí: ¿vale la pena suscribirte a un plan de pago de Finom para aprovechar todo el potencial de esta herramienta?

Otro detalle importante de la cuenta de empresa de Finom que se relaciona con la utilidad de su herramienta de factura electrónica es que todos los planes incluyen, también, un usuario adicional, sin costo, con el rol de contable.

En otras palabras, incluso si dispones de un plan sin cuota mensual fija, Finom te permite emitir facturas electrónicas, recibir pagos, subir recibos (gracias a las herramientas de gestión de gasto) y dar acceso a tu contable a toda la información y los documentos que precisa para sus gestiones.

Las funcionalidades de facturación incluidas en los planes

Ya lo adelantábamos al comienzo: la usabilidad y la fluidez en la interfaz son dos factores muy presentes en los productos de Finom, y esto se nota en la herramienta de factura electrónica.

Veamos, primero, cuáles son las funcionalidades incluidas en el plan Solo, y luego las exclusivas de los planes de pago, Start y Premium:

Funcionalidades gratuitas

Presupuestos: En la misma interfaz de la herramienta de facturación electrónica puedes crear y enviar presupuestos que, una vez aprobados por tus clientes, puedes convertir a facturas fácilmente, con apenas unos clics.

Personalización: A diferencia de la mayoría de las plataformas de facturación electrónica, Finom permite un grado considerable de personalización. No solo puedes añadir el logo de tu empresa o de tu emprendimiento en la esquina superior de tu factura electrónica, sino también cambiar los colores y la tipografía, o utilizar una de las plantillas disponibles.

Campos personalizados: Los campos predeterminados en toda factura electrónica de Finom son el número de factura, las fechas de emisión y de caducidad, y la divisa. Debajo de estos, Finom te permite añadir campos personalizados, una funcionalidad muy útil para incluir todo tipo de datos relevantes, como la modalidad de pago preferida, por ejemplo.

Enlace de PayPal: Una vez que tu cliente recibe tu factura electrónica, puede pagarla transfiriendo el monto correspondiente a tu cuenta (el número de IBAN va en el pie de página) o a través de un enlace de pago de PayPal, que puedes añadir fácilmente.

Imagen: Finom

Herramienta de factura electrónica de Finom

Funcionalidades de pago

Facturación multidivisa: Si eres usuario de una cuenta de empresa Start o Premium de Finom, tienes la posibilidad de abrir un «pocket», una subcuenta, en una divisa diferente al euro, y enviar facturas electrónicas en esa misma divisa, recibiendo los pagos de tus clientes en el «pocket» de divisa correspondiente y evitando, así, la comisión de Finom del 0,5 % sobre la tasa de conversión interbancaria.

Facturación multilenguaje: Una función interesante que también se suele dejar de lado en las soluciones de facturación es la posibilidad de seleccionar el idioma. Sin embargo, la imagen de marca, el branding, del profesional o de la empresa, frente al cliente extranjero, gana mucho enviando las facturas electrónicas en su propio idioma. Si eres usuario de pago en Finom, puedes traducir tus facturas al inglés, italiano, francés, alemán, polaco, español y holandés.

Integración API: Si tu canal de venta principal es tu tienda en línea o tu sitio web de comercio electrónico, entonces encontrarás una gran utilidad integrando la herramienta de facturación electrónica de Finom. De esta manera, podrás automatizar gran parte del proceso de facturación, agilizando la contabilidad de tu empresa o emprendimiento.

Seguimiento de las facturas: A diferencia de las anteriores, la funcionalidad de seguimiento del estado de las facturas electrónicas es una relativamente común. Finom también la incluye, pero solo en sus planes de pago.

Facturar sin cuenta de empresa

Hemos comenzado esta reseña diferenciando los planes de suscripción de Finom, pero también es posible acceder a la herramienta de factura electrónica antes de concluir con el proceso de apertura de la cuenta de empresa (lapso que, en principio, puede ser indefinido).

Dicho esto, las funcionalidades se ven aún más limitadas en estos casos: a las limitaciones del plan sin cuota (Solo), se le suman la imposibilidad de personalizar la plantilla de la factura electrónica, la de quitar la marca de Finom del pie de página, y la de incluir un enlace de pago de PayPal.

Tampoco puedes acceder, en estos casos, a la lista desplegable de clientes ni utilizar el resto de las funcionalidades de gestión de gastos incluidas en la cuenta de empresa de Finom.

Imagen: Finom

Puedes editar la factura electrónica a tu gusto, o seleccionar una plantilla

Cómo hacer una factura electrónica en Finom

Emitir una factura electrónica en Finom es muy simple: en el panel de control, ve a «Nuevo documento» y «Factura»; lo que sigue es completar los datos y, si lo deseas, editar visualmente la factura electrónica.

En la esquina superior derecha debes definir el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de caducidad y la divisa. Si lo precisas, puedes añadir también campos personalizados.

En la esquina superior izquierda detalla tus datos fiscales o los de tu empresa. En la etapa de personalización podrás definir qué datos saldrán visibles en la factura electrónica.

Debajo de tus datos tienes un desplegable de contactos, es decir, tus clientes. Si es la primera vez que interactúas con tu cliente, haz clic en «Nuevo contacto».

Lo que sigue es la sección de Elementos, donde detallas los productos o servicios relativos a la factura electrónica. Además del nombre de cada elemento en particular, puedes definir la cantidad, unidad (horas, litros, kg, componentes, etc.), el precio neto y el IVA.

Por último, puedes añadir notas o comentarios complementarios, así como un enlace de pago de PayPal.

Imagen: Finom

Además de una factura electrónica, puedes crear un presupuesto o una nota de entrega

Una vez confeccionada la factura electrónica, puedes ir a «Guardar» si no te interesa editarla, o a «Previsualizar y personalizar»: aquí puedes añadir tu logotipo, seleccionar una plantilla predeterminada o modificar a tu gusto la fuente y los colores, y eliminar la marca de Finom de la factura.

Si cliqueas en «Visibilidad», podrás definir cuáles de tus datos fiscales, bancarios y de contacto quedarán visibles.

Una vez que estés listo para emitir la factura electrónica, haz clic en «Continuar».

En la siguiente pantalla, la última, tienes varias opciones: puedes enviar la factura electrónica desde la misma plataforma de Finom, previsualizar y descargar la factura en formato PDF, editarla, duplicarla, eliminarla, imprimirla y marcarla como pagada (cliqueando en «Añadir pago»).

Calidad de servicio

Para evaluar qué tan fácil es acceder al servicio, hemos hecho la prueba de abrir una cuenta de empresa en Finom, y tenemos que decir que la fluidez durante todo el proceso fue excelente.

El proceso de verificación de identidad, algo que usualmente tarda días, se completó en menos de 30 minutos; la cuenta de empresa estaba abierta y lista para operar en menos de una hora desde el primer clic.

Cabe aclarar, sin embargo, que en nuestra prueba hemos creado una cuenta para un profesional autónomo; en el caso de las empresas, que deben presentar otro tipo de documentos, la verificación puede tardar más.

Una vez abierta la cuenta, los usuarios pueden contactar con el personal de atención al cliente a través de un chat en la web, en la app móvil o en WhatsApp, enviar una consulta a través de un formulario (y esperar la respuesta al correo electrónico) o acceder al centro de ayuda, aunque la disponibilidad de información en español es muy escasa y se hace necesario leer las guías en inglés.

Al leer las reseñas del servicio por parte de los usuarios, mientras que las positivas, que son la mayoría, hablan de la gran conveniencia del carácter multidivisa, la vasta mayoría de las negativas giran en torno a la mala calidad y capacidad de resolución de los canales de atención al cliente.

Nuestra opinión

No hay dudas sobre la calidad de la herramienta de facturación electrónica de Finom: tanto su interfaz como sus funcionalidades añadidas la ponen entre las más completas y fáciles de usar.

Sin embargo, algunas de las funcionalidades que diferencian a Finom de cualquier otra plataforma de facturación se reservan para los usuarios de pago, y es que Finom trata a esta herramienta como lo que en realidad es: una funcionalidad accesoria de su cuenta de empresa.

Aunque es posible emitir una factura electrónica en Finom sin abrir la cuenta de empresa, las limitaciones son demasiadas (enviar una factura con una marca de agua de la plataforma puede resultar poco profesional).

Por otro lado, a menos que precises (o prefieras) emitir las facturas en otras divisas o idioma, el plan gratuito Solo de la cuenta de empresa será, seguramente, suficiente: te habilitará a emitir facturas electrónicas personalizadas a través de una interfaz simple y directa.