Los recibos digitales están ganando terreno entre los comerciantes de España, ¿deberías incluirlos tú también en tu negocio? Desde luego, para los clientes que acuden presencialmente al negocio, recibir el ticket través de mensaje de texto o email tiene sus ventajas, pero también existen inconvenientes.

Para empezar por lo más fundamental, vemos que FACUA declara:

La sustitución de recibos o facturas de compra en papel por documentos electrónicos es una medida que la ley permite sólo si el comprador acepta.

Es decir, que si bien hay que disponer de medios para entregar un recibo en papel si el cliente así lo exige, se puede en principio optar por entregar un recibo electrónico. Por otra parte, cuando un cliente compra a través de internet, la información entregada por el vendedor es siempre en forma de documento electrónico, ya sea recibo digital, página de confirmación o similar.

Más allá del necesario cumplimiento de la Ley a este respecto, vamos a considerar los  factores adicionales a tener en cuenta en tu decisión para basarte en uno u otro.

Por qué las tiendas están eliminando los recibos de papel

El principal problema de los recibos de papel es la presencia del compuesto tóxico Bisfenol A (o BPA) que se encuentra en los tickets de papel térmico, que son los recibos suaves y brillantes que emiten las impresoras térmicas y la mayoría de lectores de tarjetas. El BPA se absorbe a través de la piel y se acumula en el cuerpo con el tiempo, presentando especiales inconvenientes para los trabajadores de las tiendas que manipulan recibos de forma continua. Esta sustancia química es conocida por afectar a las hormonas y aumentar la probabilidad de enfermedades cardíacas y otras complicaciones de salud.

La presencia de BPA en el recibo también significa que éste no es reciclable, por lo que contribuye a la acumulación de residuos. Es posible conseguir papel reciclable y no tóxico para los recibos de papel, pero la mayoría de los terminales de pago con tarjeta tradicionales y los lectores de tarjetas low-cost están diseñados para su uso con el rollo de papel que contiene BPA.

Como muchos empleados de tiendas pueden testificar, los clientes pierden con frecuencia los tickets, el texto de los mismos se puede borrar con el tiempo y no son pocas las veces que se arruinan en la lavadora. Por no hablar de que los rollos de papel e impresoras necesarias para emitir los recibos suponen un coste extra que podría ahorrarse con la transición completa a los recibos digitales, que tan sólo necesitan de una conexión a internet y una función habilitada a este efecto en el software PDV.

Respetar la privacidad y la GDPR con los recibos digitales

A pesar de las buenas intenciones, los recibos digitales tampoco son una solución perfecta. Piénsalo: estás en una tienda bastante concurrida, acabas de pagar por un sólo artículo y te piden tu dirección de email o tu número de teléfono, ¿querrías compartir esa información con un desconocido y de forma acelerada para que  el siguiente cliente pueda pasar por caja? ¿Cómo sabes que la tienda no te va a bombardear con emails de marketing o vender tus datos de contacto?

Desde la implementación de la nueva Regulación General de Protección de Datos (GDPR) el año pasado, los clientes deberían confiar que las tiendas están sujetas a ciertas reglas respecto a la gestión de los datos personales. Los comercios no están autorizados a utilizar los datos de contacto de los clientes para enviar mensajes de marketing – o de cualquier otro tipo – a menos que el cliente otorgue su consentimiento expreso. En otras palabras, están obligados a plantear de forma clara a los clientes si pueden utilizar sus datos para fines distintos a los que el cliente ha consentido inicialmente, que en este caso sería recibir un comprobante de la compra que acaba de realizar.

Pero los años previos a la GDPR han provocado que los clientes a menudo se muestren recelosos cuando un negocio les pide sus datos personales de contacto, incluso cuando es para algo tan simple como enviar un recibo. Para evitar esta desconfianza, puedes explicar de antemano claramente para qué se van a utilizar sus datos, incluso poner un cartel en la caja que anuncie clara e inequívocamente para qué se pide el número de teléfono o el email: únicamente para enviar el recibo.

El personal del negocio debe estar preparado para responder en situaciones en las que el cliente se sienta vulnerable ofreciendo sus datos personales en la cola de compra. 

El impacto de los recibos en la cola y eficiencia en el cobro

Otra preocupación que surge es la eficiencia en el cobro en caja. Con los recibos de papel, no se necesitan detalles de contacto, tan sólo tienes que esperar unos segundos a que el ticket se imprima y entregárselo al cliente. Este proceso agiliza las colas, permitiendo despachar a más gente en menos tiempo.

Las soluciones más prometedoras son aquellas que suponen un esfuerzo mínimo tanto para clientes como comerciantes, como las que ofrecen las billeteras móviles y generación automática de recibos.

Por el contrario, los recibos digitales se envían a una dirección de correo electrónico o un número de teléfono, así que estos datos tienen que ser comunicados previamente.  De primeras, puede que el cliente se sienta un poco confuso cuando se le pida que entregue información personal a plena vista estando al frente de una cola y bajo la atenta mirada del empleado de caja. Hasta que los compradores  se acostumbren a esta situación, se pueden generar momentos un poco incómodos.

Los últimos sistemas de recibos electrónicos buscan eliminar este inconveniente de manera que recibir un ticket electrónico suponga un mínimo o ningún esfuerzo por parte de los consumidores.

La empresa de lectores de tarjetas  iZettle ha propuesto una solución al respecto. Una vez que el cliente ya ha recibido su ticket electrónico una vez, su dirección de email se queda almacenada de forma segura en el sistema, vinculada a la tarjeta de débito o crédito utilizada. La próxima vez que el cliente realice un pago a través de cualquier lector de tarjetas iZettle, el software reconocerá la tarjeta y permitirá que el ticket se envíe a la misma dirección de email, para no tener que volver a pedir los datos de contacto.

Consecuencias para la contabilidad del negocio

Para las empresas y los comerciantes individuales, una de las principales razones de los recibos es la necesidad de registrar los gastos comerciales. En el pasado, los recibos en papel eran necesarios para deducir el importe de tales gastos, o simplemente como respaldo legal en caso de que fuera necesario probar que las transacciones se habían realizado.

Ahora la norma es llevar la contabilidad online, las compañías utilizan sistemas que funcionan a través de la nube en los que se requiere que los empleadores o propietarios de negocios envíen recibos de forma electrónica al sistema contable. Si sólo tienen un recibo en papel, deben digitalizarlo primero con un escáner o haciendo una foto para enviarlo al sistema.

Para estos casos, resulta más cómodo el recibo digital. Muchos sistemas de contabilidad tienen una dirección de email específica para enviar los recibos, así que sólo tendrías que reenviar el email del recibo electrónico para registrarlo en el sistema de contabilidad. Basado en un algoritmo de reconocimiento automático, el sistema reconoce y categoriza el tipo de gasto en consecuencia.

Por tanto, muchos negocios ya no requieren recibos en papel. Algunas empresas todavía utilizan sistemas de contabilidad tradicionales, basados en papel. Si este es el caso y se les entrega un recibo electrónico, pueden imprimirlo en papel en su oficina para hacer el registro.

Muchas startups en España prefieren no imprimir recibos en papel, especialmente negocios móviles con una clientela joven. Foto: Emily Sorensen, Mobile Transaction

¿Qué hacer en tu negocio?

Muchos todavía prefieren el papel, pero eso no quiere decir que la gente se vaya a mostrar reticente a los recibos por email o mensaje de texto. Como vendedor de cara al público, plantear al cliente la opción de enviar un recibo electrónico es un acuerdo aceptable. Eso sí, debes contar con medios para entregar un recibo en papel en caso que el cliente te lo pida expresamente.

Al final, los negocios optarán por la opción más económica que no implique una molestia excesiva para el cliente. Las soluciones más prometedoras son aquellas que suponen un esfuerzo mínimo tanto para clientes como comerciantes, como las que ofrecen las billeteras móviles y generación automática de recibos.

En la actualidad, muchos valoran cada vez más el impacto de la huella ambiental. Es un tema que debe considerarse con cuidado, pero tú conoces mejor que nadie tu situación. Considera lo siguiente:

  • ¿Tus clientes suelen exigir recibos en papel?
  • ¿Podrían haber consecuencias negativas si enfatizaras a tus clientes tu preferencia por los recibos digitales?

Como vendedor de cara al público, plantear al cliente la opción de enviar un recibo electrónico es un acuerdo aceptable.

Si la respuesta a ambas es “no”, la mejor opción para el medioambiente, empleados y márgenes de beneficio (porque ahorrarás dinero en papel y tinta) es posicionarte a favor de los recibos digitales. Si la respuesta a alguna de las preguntas es “sí”, quizá quieras todavía considerar el uso primordial de recibos en papel. De cualquier manera, una impresora será necesaria para cumplir con las obligaciones legales. Resumiendo pros y contras:

Recibos en papel

No hay que pedir a los clientes dirección email o número de teléfono

Imprimir en papel puede agilizar el proceso de pago

Muchos no pueden ser reciclados y aumenta el riesgo de complicaciones de salud

La gente suele perderlos o el texto se borra con el tiempo

Los rollos de papel y la tinta cuestan dinero

Recibos digitales

Registro de las compras permanente y accesible con un dispositivo desde cualquier lugar

Recibos digitales de los gastos ideales para sistemas de contabilidad en la nube

Normalmente su emisión es gratuita desde los sistemas de punto de venta electrónico

Pueden requerir pedir el email o teléfono del cliente

Requiere posible explicación al cliente y éste puede exigir el papel