TPV Square: una app gratuita de gestión de tiendas

Tarifas y costes

La app de TPV es de uso gratuito, a diferencia del pago mediante suscripción que requieren la mayoría de los otros sistemas de TPV.

La plataforma incluye un terminal virtual gratuito, enlaces de pago, tarjetas de regalo digitales, facturación, páginas de pedidos online y funciones de tienda online, por las que otros proveedores normalmente cobran.

Sin embargo, las funciones adicionales de gestión del personal tienen un coste de 25 euros al mes por ubicación de la tienda (plan Equipos Plus). Si quieres integrar el TPV con herramientas externas de e-commerce o de otro tipo, deberás pagarlas por separado a través de esas otras plataformas.

Para aceptar pagos con chip y PIN y contactless, pagas 19 € + IVA por el Square Reader con envío gratuito.

Una base de carga para el lector cuesta 29 € + IVA, o puedes conseguir el paquete de Square Stand por 139 € + IVA que incluye un soporte para el iPad, un Square Reader y una base para el lector.

Los terminales de tarjetas aceptan tarjetas con chip y contactless y carteras móviles mediante NFC.

Estos cuestan una tarifa de 1,25 % + 0,05 € para pagos con tarjeta contactless y chip, y de 2,5 % para los pagos introducidos a través de la app, el terminal virtual y la facturación.

Los pagos online a través de la tienda online y los enlaces de pago implican un 1,4 % + 0,25 € para las tarjetas europeas y 2,9 % + 0,25 € para las no europeas.

Los ingresos en tu cuenta bancaria son gratuitos y se realizan al siguiente día laborable.

Facilidad para la compra

La app de TPV te permite cambiar entre selecciones de productos agrupados en las categorías que elijas.

Podrás ver un resumen visual de los productos en forma de cuadrícula o una lista de categorías.

Los productos físicos pueden añadirse a la biblioteca de productos, así que basta con un toque para añadirlos al carrito de compra.

Si no tienes el artículo adecuado en el menú de productos, o si vendes un servicio personalizado, se puede añadir una cantidad personalizada a la factura.

Tras pulsar en la opción «Cargar», se elige el método de pago (la factura se incluye entre las opciones). En este momento, tendrás que estar conectado con Square Reader a través de Bluetooth para aceptar pagos contactless o con chip.

También tendrás que estar preparado para pasar tu smartphone o tablet al cliente para que introduzca su PIN si utiliza una tarjeta con chip, ya que el teclado del PIN estará en la pantalla.

Puedes dividir la factura para que los clientes puedan repartir el pago entre diferentes métodos, por ejemplo, parte en efectivo y el resto con tarjeta. Esto podría evitar situaciones incómodas en las que el cliente no tenga suficiente dinero en efectivo o saldo en la tarjeta.

Cuando se haya procesado el pago, la app te da la opción de enviar un recibo por correo electrónico o por mensaje de texto, o puedes imprimirlo desde una impresora conectada. Los recibos se pueden personalizar en el panel de control de la web, por lo que incluye prácticamente todos los detalles que quieras.

Incluso la primera vez que se utiliza, el proceso de pago es lo bastante sencillo como para entenderlo de inmediato. Sin embargo, es recomendable que añadas todos los posibles descuentos, información sobre el IVA, productos y precios por adelantado para que los recibos contengan toda la información de pago que los clientes quieran tener registrada.

Características del TPV Square

Las funciones de la app de TPV son más que básicas. Tiene algunos pequeños extras para ayudarte a gestionar tu negocio de forma más fluida. Por ejemplo, las alertas de nivel de existencias elevan las funciones básicas de inventario, y las tarjetas de regalo digitales son un buen extra que no suele incluirse en otras apps.

Vamos a ver algunas de las características más destacadas de la caja.

Gestión del inventario: La biblioteca del inventario hace un seguimiento de los niveles de existencias. Puedes crear diferentes tipos de productos y añadirles descripciones detalladas y diversas opciones. Esto también te permite analizar lo que vendes, y quién vende qué. Cuando queden pocas existencias de los artículos, las alertas de nivel de existencias te lo recordarán.

Pedidos abiertos y propinas: Las cafeterías y los establecimientos que utilizan fichas de clientes tienen la opción de usar las funciones de los tickets abiertos para hacer malabarismos con varios pedidos al mismo tiempo. Las fichas se pueden editar, fusionar y dividir en facturas separadas. Cada pedido puede marcarse como para comer en el local, para llevar, para entregar o para recoger, y además se pueden añadir propinas a cualquier pago incluyendo una cantidad personalizada a la factura.

A pesar de que los Ajustes muestran opciones de propina más complejas, cuando las activamos, la propina no aparecía en la app como una función explícita.

Reembolsos: Los reembolsos son gratuitos y flexibles a través de la app. Puedes reembolsar solo algunos artículos individuales de la transacción, o establecer una cantidad de reembolso personalizada.

Fidelización del cliente: Crea perfiles de clientes que recojan su historial de ventas, guarden los datos de la tarjeta para la próxima vez y te permitan enviar mensajes de texto o de seguimiento por correo electrónico. Se pueden aplicar descuentos y vales especiales a las transacciones, incluso se pueden automatizar las ofertas de duración limitada. Obtén la opinión de los clientes a través de los recibos digitales.

Gestión de empleados: Crea diversas cuentas de empleados que puedan iniciar sesión en la app por separado. Los empleados pueden fichar su entrada y su salida al principio y al final de cada turno, almacenando las horas de trabajo en el back-end. O también se pueden crear manualmente hojas de horas para el personal.

El único permiso de personal que puedes establecer de forma gratuita es si la persona puede emitir reembolsos, pero los usuarios estándar «Móvil» tendrán permisos limitados en comparación con el usuario Administrador. Por una cuota mensual adicional, puedes personalizar los permisos detallados (en el plan Equipos Plus).

Modo offline: ¿Tu conexión de red no es fiable? Mantén el flujo de caja y acepta pagos en efectivo aunque la app no esté conectada a internet. El sistema sincronizará los nuevos datos cuando vuelva a estar online. Algunas funciones no estarán disponibles offline, y no podrás iniciar sesión sin conectividad, pero, cuando hayas iniciado sesión, debería funcionar.

Tarjetas regalo: Puedes vender tarjetas de regalo digitales a través de la app, e incluso ofrecer una selección de diseños de tarjetas que incluyan cumpleaños, tarjetas de «que te mejores», tarjetas de «agradecimiento» y otras ocasiones comunes. Esta función no tiene ningún coste adicional: basta con pagar la tarifa por transacción normal de las tarjetas. En la caja se mostrará la opción de aceptar tarjetas regalo como método de pago.

Gestión de múltiples ubicaciones: Las empresas con más de una tienda pueden añadir varias ubicaciones a su cuenta de Square. De esta manera, puedes analizar las ventas de cada ubicación, o transferir los pagos recibidos a cuentas bancarias separadas.

Informes y analíticas: Como las ventas se registran en tiempo real, puedes acceder al back-end desde tu navegador para analizar las cifras de ventas en cualquier momento. Se pueden hacer informes de ventas personalizados que analicen diversos aspectos como los descuentos, las formas de pago, las tendencias de ventas y las cancelaciones. Al final de cada día recibirás un informe de ventas diario en la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Si necesitas enviar o almacenar los informes de ventas, también puedes exportarlos a Excel o Xero.

Cabe mencionar que algunas funciones solo están disponibles en el iPad, pero la gran mayoría funcionará en cualquier dispositivo compatible con Square.

Datáfonos

La app TPV Square solo es compatible con el Square Reader, un pequeño lector de tarjetas muy cómodo de usar de forma móvil.

En Mobile Transaction hemos probado este dispositivo para conocer sus ventajas y desventajas. Puedes leer más sobre él en nuestra reseña de Square.

Como puedes ver en las fotos, este lector de tarjetas no tiene ni pantalla ni teclado. En el caso de que se deba introducir el PIN -es decir, cuando se use una tarjeta con chip, o en las transacciones contactless si el importe es superior a 50 euros- el comerciante deberá acercarle su smartphone al cliente para que introduzca el código secreto en la app TPV.

Una forma de prevenir esto es utilizar el Square Stand para iPad, que se puede girar entre el asistente de caja y el cliente para introducir el PIN. El stand tiene aspecto más profesional, lo que evita que el cliente se lo piense dos veces. Además, el Square Stand tiene una ranura en la parte delantera para las tarjetas de banda magnética.

Square también vende el Square Terminal, un datáfono de pantalla táctil con funciones de TPV integradas en el software. Este software se parece mucho a la app de Square, e incluye casi las mismas funciones. Se conecta con tu cuenta de Square para que puedas utilizarlo en los pedidos de mesa, y el sistema de caja se puede vincular al Square Reader.

Pagos remotos

Square te permite aceptar pagos tanto si tu cliente está presente como si no, pero los costes de las transacciones son un poco mayores para los pagos remotos y los tecleados manualmente. Estas son las opciones de pago a distancia que tienes a tu disposición:

Terminal virtual: Puedes aceptar pagos por teléfono y por correo a través del terminal virtual de Square, introduciendo de forma manual los datos de la tarjeta y de la transacción. Esta función solo es accesible desde tu navegador web. Las transacciones con tarjeta introducidas se pueden gestionar en la caja de la app móvil.

Facturación: Envía o programa facturas detalladas directamente desde la app, haz un seguimiento de los pagos y revisa cuáles están atrasados. Las facturas pueden incluir archivos adjuntos, y puedes enviarlas por correo electrónico o compartir manualmente la URL de una factura. Los clientes que no hayan pagado pueden recibir recordatorios de pago.

Tienda online: Si quieres adentrarte en las ventas online, puedes crear una tienda online de Square de forma gratuita o con una suscripción de pago para todas las funciones de e-commerce. Como alternativa, puedes integrarla con otras plataformas de e-commerce como WooCommerce y Wix, lo que tendrá un coste adicional que dependerá de la otra plataforma.

Enlaces de pago: Crea enlaces de pago para una transacción, solicitudes de donación y líneas de productos a través de la app o el navegador web. Esto genera URLs individuales que se pueden enviar a los clientes de forma directa para que paguen en sus propios teléfonos. La app de TPV genera entonces un código QR en la pantalla para que el cliente lo escanee de forma presencial.

Página de pedidos online: Los negocios de alimentación y bebidas pueden crear una página de pedidos online gratuita. Se puede usar con los pedidos para llevar, para recoger y de autoservicio, en este último caso a través de un código QR expuesto en tu local.

Accesorios

Square funciona con una serie de configuraciones para el local, lo que permite que el sistema funcione como un sistema de mostrador.

También puede funcionar como un punto de venta de bolsillo con solo la app del teléfono y el lector de tarjetas, ideal para pagar con tarjeta en cualquier lugar donde haya conexión a internet. La cuestión es: ¿Cuánto de elaborado necesitas que sea tu sistema TPV?

En un punto de caja fijo, lo ideal sería conseguir el Square Stand con un iPad. Tiene una ranura incorporada para tarjetas de banda magnética, y un mecanismo giratorio para orientar la pantalla hacia el cliente cuando deba introducir el PIN.

También puedes conseguir una base de carga para Square Reader, que no solo mantiene el lector de tarjetas cargado todo el día, sino que hace que la caja tenga un aspecto más profesional.

La mayoría de los accesorios de Square solo son compatibles con el iPad (incluido el Square Stand), que es también lo que prefieren la mayoría de los usuarios de Square.

Por eso, si necesitas un punto de venta completo, un iPad sería una inversión crucial en la mayoría de los casos, sobre todo si quieres utilizar una impresora de recibos móvil, ya que ninguna de ellas funciona con Android. Si utilizas una impresora con conexión USB, un cajón portamonedas o un escáner de códigos de barras, también necesitas el Square Stand porque incluye una toma USB que los iPads no tienen.

El hardware compatible incluye cajones de efectivo, impresoras de recibos, impresoras de cocina resistentes al calor y escáneres de códigos de barras. Puedes conectar un teclado Bluetooth si utilizas el iPad. Para abrir la caja registradora de forma automática, debe estar conectada a una impresora compatible.

Ten en cuenta que la app de Square solo funciona con una tablet o un dispositivo móvil. No puedes utilizar un ordenador como pantalla de pago, ya sea un Mac o un PC, aunque se puede acceder al panel de control del back-end desde cualquier navegador web.

Características para el sector de la alimentación: ¿Square para Restaurantes es mejor?

Los propietarios de restaurantes pueden preferir la app Square para Restaurantes, pero esta requiere una suscripción mensual para obtener todas las funciones. Sin embargo, existe un plan gratuito. ¿En qué se diferencia de la app gratuita de TPV Square?

Las funciones de la app TPV Squares están incluidas en la app Square para Restaurantes, pero esta última es diferente y está orientada a la comida y la bebida. Su aspecto es distinto, ya que no tiene imágenes que representen los productos, sino que se basa en una programación de colores personalizable y en la opción de establecer la interfaz en modo claro u oscuro para que coincida con el entorno de la caja.

A continuación vamos a ver las funciones de la app gratuita Restaurantes que no son compartidas con la app Punto de Venta. El nivel Restaurantes Plus, de 59 €/mes, tiene bastantes más funciones, como los informes al final del día y la gestión del curso.

¿Cuáles son las opciones de actualización e integración?

Los negocios en crecimiento pueden complementar el TPV de Square con algunos servicios compatibles:

Dicho de otro modo, el sistema TPV gratuito puede integrarse con prácticamente cualquier tipo de herramientas complejas necesarias en la mayoría de los negocios.

Servicio de atención al cliente y reseñas de usuarios

Square es una empresa diseñada para eliminar la necesidad de contactar con el servicio de atención al cliente. Su interfaz de usuario está desarrollada para ser lo más intuitiva y sencilla posible, por lo que no requiere una formación formal para empezar a utilizar el sistema.

De hecho, la primera vez que utilizas sus funciones individuales, recibes indicaciones que te explican la página y lo que puedes hacer, lo que realmente te ayuda en tu recorrido.

Puedes enviar un correo electrónico y esperar 1-2 días para obtener una respuesta, o bien llamar al servicio de atención al cliente entre las 9:00 y las 17:00 horas de lunes a viernes.

El servicio de atención al cliente no está disponible los fines de semana o por las noches (salvo que te pases a un plan de pago de Restaurantes o Comercios), así que, si te encuentras con un problema en esas horas, tendrás que esperar hasta que el equipo de asistencia trabaje de nuevo. Sin embargo, el sistema suele funcionar sin problemas y es bastante sencillo de entender.

Pese a los esfuerzos de Square, sin embargo, parece que la mayoría de las quejas de los usuarios pasan por la dificultad para ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente cuando lo han necesitado. Se diría que Square no está logrando comunicarse bien con sus clientes, porque en otros casos ha recibido quejas de clientes que no han podido utilizar sus servicios por no encontrarse disponibles en Canarias, algo que de lo que solo tuvieron noticia casi un mes después de su contratación.

Tipos de empresas adecuadas

TPV Square está pensado para cualquier tipo de negocio, ya que sus características abarcan una amplia gama de necesidades. Nos parece que sobre todo es útil para los negocios de comida y bebida, como las cafeterías y los restaurantes, dadas sus características específicas para este sector.

Cualquier tipo de industria de hostelería y servicios también encontraría el sistema adaptable a sus necesidades, ya se trate de un estudio de yoga, una barbería o un Bed & Breakfast. Los profesionales que desempeñan servicios más complejos (por ejemplo, consultores, terapeutas) pueden utilizar las funciones de facturación a medida y el terminal virtual para recibir pagos a distancia.

Debido a sus funciones básicas de inventario, el sistema también es bueno para los pequeños minoristas y las tiendas independientes, que pueden beneficiarse de un seguimiento de sus productos y un análisis de los artículos más vendidos. La biblioteca de productos facilita además una experiencia de compra rápida: cualquiera que venda productos físicos o servicios claramente definidos podría darle uso.

Nuestra opinión

La app Square es un sistema de TPV bastante pulido que es más que suficiente para muchos pequeños negocios.

Incluye funciones esenciales para gestionar una tienda, una cafetería, un servicio profesional, o cualquier otro negocio que no necesite algo demasiado especializado. Si finalmente necesitas herramientas más detalladas, las actualizaciones disponibles y las apps asociadas probablemente cubrirán esas necesidades, aunque con precios diversos.

Square también se ha esforzado para integrar los pagos online y las funciones de pedido con su app, de modo que quienes necesiten equilibrar los pagos online y en persona puedan manejarse solo con Square.

Un aspecto a tener en cuenta es si quieres utilizar Square Reader para los pagos presenciales, ya que será el único datáfono compatible. El flujo de pagos con esta máquina es muy fluido para el contactless, pero deberás acostumbrarte a la introducción del PIN en pantalla.

En líneas generales, nos parece  que tiene una excelente relación calidad-precio para los pequeños negocios que quieren empezar rápidamente sin tener que desglosar precios complicados ni firmar un contrato de permanencia.