A pesar de que hace décadas que se utilizan códigos de barras en el comercio minorista, estos siguen siendo relevantes; pero, ¿cuáles son los diferentes usos y los tipos de lectores de códigos de barras?
La información procesada con un escáner depende del tipo de código, del contexto y del software al que está conectado.
Existen diferentes tipos de códigos de barras creados para servir diferentes propósitos, y solo algunos de ellos se utilizan para facturar en un punto de caja.
En este artículo, determinaremos los diferentes:
- Usos de los códigos de barras.
- Métodos de lectura.
- Procesos de escaneo.
- Diseños de lectores.
Pero primero, descubramos cómo funciona un lector o escáner de códigos de barras.
¿Qué es un lector de códigos de barras?
Un lector o escáner de códigos de barras es un dispositivo electrónico que lee o escanea un código de barras para procesar la información relativa a un producto específico.
Cómo funciona
Un lector de códigos de barras utiliza tecnología LED, láser o de cámara para determinar un patrón de códigos.
En el caso de los lectores tradicionales de láser o LED, la luz emitida por el escáner se refleja en el lector de códigos de barras con diferentes intensidades dependiendo de si lee un espacio en blanco (mayor reflexión) o una línea negra (menor reflexión).
Los lectores láser leen la intensidad de la luz reflejada en los códigos de barras blancos y negros.
El escáner convierte esta lectura en datos y los comunica al terminal punto de venta (TPV) o al software de inventario al que se encuentra conectado.
En esencia, un lector de códigos de barras no funciona por sí solo, sino que hacen falta tres partes para que el proceso funcione:
- El código de barras es la impresión visual, la etiqueta o la imagen en pantalla de las líneas o patrones del código.
- El escáner leyendo la secuencia de líneas o patrones del código de barras, y luego comunicando la información al software al que esté conectado.
- El software de TPV o de inventario interpretando el código de barras y ejecutando la función correspondiente, como, por ejemplo, añadir el artículo en cuestión a la factura.
Cuando recibes un lector de códigos de barras, este debe estar conectado a tu punto de venta electrónico para funcionar.
En efecto, es el sistema del TPV el que conecta la lectura de códigos de barras con productos, pero este debe contar primero con un registro de los códigos de barras.
Si el sistema no cuenta con los datos de los códigos de barras, puede que debas cargarlos en el software manualmente o que debas conectar el sistema a una base de datos en línea.
¿Por qué utilizar un escáner de códigos de barras?
Un escáner de códigos de barras te ayudará con el seguimiento de inventarios, el flujo de caja y el registro preciso de información. En el comercio minorista, estas funciones son esenciales cuando cuentas con miles de productos y artículos en tus góndolas o estanterías.
Cuando dispones de un gran inventario, es común hacer un inventario periódico con un lector de códigos de barras para controlar los niveles de existencias, descubrir si los artículos han sido registrados correctamente y comprobar si ha habido algún robo o faltante de mercadería.
Además, el personal de la tienda puede comprobar esta información escaneando productos específicos en respuesta a consultas de un cliente o a una sospecha de robo.
Con un recuento preciso de las existencias, el sistema conoce qué productos se necesita volver a ordenar, y tú puedes analizar fácilmente las tendencias de ventas.
Aún más importante para los comerciantes minoristas, los sistemas de TPV pueden conectarse a los lectores de códigos de barras para acelerar el procesamiento de artículos que los clientes deben pagar en el punto de caja.
Si tuvieras que ingresar manualmente cada código de producto o escribir los detalles de cada artículo en una factura o recibo, te tomaría mucho más tiempo lidiar con una larga fila de clientes impacientes.
Como los lectores de códigos de barras siempre leen las numeraciones con precisión (las líneas representan números), también ayudan a prevenir errores en el registro de nuevas existencias o en la preparación de una factura.
Métodos de escaneo
No tienes por qué adquirir necesariamente un lector de códigos de barras separado, fabricado específicamente para ese único propósito: existen otras maneras de escanear productos, siempre y cuando cuentes con el hardware y el software de venta minorista necesario para hacerlo.
Los diferentes métodos de lectura de códigos de barras se pueden agrupar en:
- Lectores de códigos de barras autónomos: estos no tienen otra función más que leer códigos de barras u otros tipos de códigos.
- Lectura con un dispositivo móvil: un teléfono móvil inteligente, o una tableta, utiliza una aplicación para leer códigos de barras a través del lente de la cámara del dispositivo.
- Lectura a través de un datáfono: un terminal de pago o datáfono con una cámara integrada que escanea los códigos de barras.
La solución más habitual para la lectura de códigos de barras es contar con un escáner autónomo conectado a un sistema de TPV. Esto permite al personal de caja escanear rápidamente los artículos de los clientes para añadirlos a la factura en el punto de caja.
Tanto los trabajadores de depósito como el personal de inventario pueden utilizar lectores de existencias, que son dispositivos móviles diseñados para registrar directamente la información de existencias.
Estos dispositivos son caros y suelen contar con una pantalla y un teclado, aunque las versiones más modernas se parecen más a teléfonos móviles, con pantallas táctiles únicamente. No se utilizan para los puntos de cajas de comercios minoristas.
Volviendo a los sistemas de TPV, puedes evitar comprar lectores autónomos de códigos de barras con las siguientes soluciones.
Muchos datáfonos modernos (sobre todo los terminales inteligentes con pantalla táctil) incluyen una cámara integrada con la capacidad de leer códigos de barras. Algunos ejemplos de este tipo de datáfonos son el myPOS Pro, PAX A920 o A910, y el Verifone V240m.
Al utilizar este tipo de tecnología, el software de pago en el lector de códigos de barras está diseñado para reconocer patrones de códigos de barras en la fotografía e identificar a qué producto están asociados.
Tipos de lectores de códigos de barras
Ahora que hemos definido los métodos de escaneo, podemos hacer una diferenciación entre los diferentes tipos de dispositivos que puedes adquirir para escanear códigos de barras.
Existe un modelo para cada método y tipo de código de barras, y lo que es ideal para un comerciante puede ser poco práctico para otro. Antes de adquirir un escáner, verifica qué tipos, marcas y modelos son compatibles con el resto de tu equipo y software de TPV. Si compras uno que no sea compatible con tu solución de pago, no funcionará.
Lectores con cable vs. inalámbricos
Para un punto de caja fijo, como es el caso de los supermercados, puedes adquirir un escáner de códigos de barras con cable, que debe conectarse al sistema de TPV. Aunque los cables pueden resultar incómodos o molestos, nunca deberás preocuparte por cargar el escáner.
Por otro lado, los lectores móviles y portátiles son inalámbricos, por lo que necesitan ser cargados regularmente. A menudo, estos incluyen una estación de carga, perfecta para un punto de caja, por lo que son más flexibles (y a menudo más caros) que los modelos con cable.
Un escáner de códigos de barras con cable y soporte.
Lectores 1D vs. 2D
¿Qué formatos de códigos de barras necesitas escanear? Existen diferentes tipos de códigos de barras, y antes de comprar un lector debes asegurarte de que este sirva para escanear los códigos que utilizas en tu comercio minorista.
En España, el tipo de códigos de barras más utilizado es el unidimensional (1D), formado por líneas en serie de anchuras variables y espacios. Específicamente, el más común es el formato conocido como EAN 13 (European Article Numbers), formado por 13 dígitos.
Otros formatos populares son el EAN8 (una versión abreviada del EAN13, formado por 8 dígitos); y el UPC (Universal Product Codes), que es el formato oficial en Estados Unidos y cuenta con dos versiones: el UPC-A de 12 dígitos y el UPC-E de 8 dígitos.
Dicho esto, también existen los códigos de barras bidimensionales (2D), que constan de formas y símbolos, usualmente concentrados en un recuadro cuadrado. Los más comunes son los códigos QR, que todos los teléfonos inteligentes modernos pueden leer.
Cabe aclarar, además, que la mayoría de los lectores autónomos de códigos de barras también pueden leer los códigos bidimensionales, aunque no todos.
El código 1D se retira
Si bien es cierto que los códigos unidimensionales son la norma en el comercio minorista, también es cierto que su destino está escrito.
Su «fecha de caducidad» es el año 2027, año en que se producirá la transición definitiva a los códigos bidimensionales.
Será una transición global, de manera similar a lo que fue la adopción de los códigos 1D actuales.
El código 2D, ya ampliamente utilizado en forma de código QR, sustituirá definitivamente al antiguo código de barras 1D, después de más de 50 años de honrosa trayectoria.
¿Por qué motivo la GS1, la organización sin fines de lucro que ha desarrollado y administrado el código de barras, ha decidido efectuar la transición al nuevo formato? La decisión está obviamente impulsada por cuestiones de practicidad.
Los códigos de nueva generación pueden almacenar una mayor cantidad de datos e información, incluidos los enlaces que remiten al sitio web del fabricante.
Lectores portátiles vs. estáticos
Los lectores portátiles son, por lo general, más flexibles, debido a que permiten escanear productos independientemente del ángulo o de la distancia. Suelen contar con un botón que se presiona para activar el haz de luz láser o LED.
Muchos de estos lectores cuentan, además, con un soporte donde se los puede dejar cuando no se los necesita, con la posibilidad de mantener el lector láser o LED encendido permanentemente, para escanear artículos en un ángulo concreto.
Los lectores estáticos son fijos y requieren que se posicione el código de barras delante de ellos.
En el lado opuesto del espectro se encuentran los lectores estáticos. Estos se encuentran fijos en el mostrador y no se pueden mover. En cambio, se «presenta» cada código de barras de cada producto frente al escáner para su lectura.
Lectores de códigos de barras wearables
Los lectores de códigos de barras wearables (que se pueden llevar en el cuerpo) son menos comunes entre los comerciantes minoristas, pero son muy útiles para el personal que trabaja en movimiento, ya que permite realizar múltiples tareas con las manos a la vez.
Están diseñados para sujetarse alrededor de la mano, ya que es la manera más fácil de apuntar el escáner a los códigos de barras.
Lectores integrados al mostrador
Los supermercados suelen contar con lectores de códigos de barras integrados en el mismo mostrador, de modo que el personal de caja solo debe pasar el producto por el espacio frente a ellos. Este tipo de instalación es más cara, pero también más eficiente para los comercios que pueden permitírselo.
