Cualquier negocio que realice ventas físicas cuenta con un «punto de venta», comúnmente abreviado como PDV. En pocas palabras:
PDV es el sistema configurado para procesar los pagos presenciales de los clientes.
PDV no es una máquina o proceso independiente – es una constelación de elementos que juntos te permiten procesar las transacciones que se realizan de cara al público de forma eficiente y agilizar procesos comerciales conectados con tus ventas.
El conjunto variará en apariencia y funcionalidad dependiendo de la tecnología elegida, los métodos de pago aceptados, si quieres imprimir recibos en papel, cómo quieres registrar las ventas y organizar la contabilidad diaria y los sistemas de inventario que tengas instalados para tus productos
En este análisis vamos a enfocarnos en lo más básico, hablaremos de cómo se procesan las transacciones de los clientes, en qué consiste típicamente un sistema PDV y mencionaremos algunas de las opciones disponibles actualmente para empresas.
Sistemas PDV antes y ahora
Hasta hace sólo unas décadas, un sistema de punto de venta era, en su versión más básica, una caja registradora. Las primeras cajas registradoras ni siquiera «sabían» el coste de los productos. La persona operando en caja introducía manualmente los precios de los artículos adquiridos, a menudo con la ayuda de las etiquetas de precios.
A continuación, tomaría el dinero, lo introduciría en la caja fuerte y entregaría al cliente un recibo en papel. En algunos casos, el único registro de la transacción sería la copia de papel del rollo de la caja.
Conforme los sistemas de puntos de venta evolucionaban, se fueron informatizando cada vez más, almacenando una base de datos de productos en un servidor informático.
A menudo, comenzaron a incluir un lector de códigos de barras para no tener que introducir el precio manualmente y poder almacenar los detalles de las transacciones de manera electrónica.
Caja registradora antigua con impresora de tickets integrada y entrada manual de precios.
Hoy en día, las cosas son mucho más sofisticadas. Mientras que algunos comerciantes todavía utilizan sistemas como los arriba descritos, muchos están adoptando sistemas PDV avanzados que permiten el almacenamiento online de los datos a través de la nube.
Componentes clave de un sistema PDV
Los sistemas PDV modernos consisten en una combinación de elementos de hardware y software. El software se encarga de registrar, procesar y almacenar detalles de la transacción, pero hay diferencias cruciales respecto a cómo es almacenada y utilizada entre los diferentes sistemas de software PDV.
Software
Todos los sistemas PDV modernos tienen una interfaz delantera para el punto de venta y una trasera (a veces llamada «backend», «backoffice» o «panel») para las estadísticas del negocio y las funciones de gestión.
El personal que procesa las transacciones utiliza la interfaz delantera, normalmente en un monitor de pantalla táctil o una tablet. Al backend se accede por separado a través del navegador o por una ventana de la aplicación, ya sea desde el mismo dispositivo o desde un ordenador o dispositivo móvil.
Independientemente del tipo de software PDV, las dos estarán conectadas y sincronizadas, pero la información puede ser almacenada de dos formas diferentes:
On-site
- El software es instalado «localmente» en tu propio servidor, por ejemplo en un ordenador instalado en el local de tu tienda.
- Requiere que compres una o más licencias de software.
- Necesitarás realizar manualmente el mantenimiento y actualización de este tipo de software.
- Ya que todo el software está basado en tu red informática privada, no necesita internet.
En la nube
- El sistema está alojado online, es decir, los datos se almacenan en los servidores de internet de tu proveedor de PDV, lo que te permite acceder a ellos desde cualquier explorador.
- También llamados software-as-a-service (SaaS), tu proveedor de PDV se encarga de realizar el mantenimiento y actualización de este sistema de forma automática, aunque siempre es recomendable que utilices la versión más reciente de la app PDV.
Por un tiempo, el software PDV on-site fue la norma para los sistemas PDV informatizados, pero ahora es más común utilizar sistemas basados en la nube o sistemas híbridos que combinan internet y hosting local. La configuración del software PDV on-site suele ser cara, a menudo requiriendo de asistencia y mantenimiento profesional. Los sistemas basados en la nube suelen ser más baratos (generalmente se pagan como un coste fijo mensual) y con más opciones para integrarse con otros programas de software.
Finalmente, las aplicaciones PDV pueden variar enormemente en cuanto a las características y diseño que ofrecen. Cada sector empresarial tiene sus propias necesidades a las que las aplicaciones PDV especializadas se adecúan. Por ejemplo, los restaurantes necesitan una disposición de las mesas para relacionar los pedidos y puede que quieran una interfaz de menú self-service para que los clientes puedan hacer pedidos desde sus mesas para luego ser servidos. Las apps PDV especializadas en restauración pueden ofrecer estas y muchas otras funciones útiles para restaurantes como parte del mismo paquete.
Hardware
Las empresas tienen diferentes necesidades en lo que respecta al hardware del punto de venta. Repasamos a continuación algunos de los elementos de hardware más importantes:
- Interfaz/dispositivo en el que registras los detalles de la transacción: Podría ser, por ejemplo, una caja registradora con botones, un monitor de PC táctil o un dispositivo móvil con una app PDV.
- Caja fuerte: Se utiliza para almacenar la recaudación diaria y el flujo de efectivo junto con cheques, cupones, recibos y comprobantes relevantes para la contabilidad.
- Impresora de recibos: Se utiliza para imprimir los tickets para los clientes o los informes de cierre de caja diarios.
- Escáner de código de barras: Se utiliza típicamente en comercios con muchos productos diferentes. Se suele vincular con las cuentas de nivel de stock del sistema PDV para actualizar automáticamente las existencias de productos de acuerdo con los artículos vendidos.
- Lector de tarjetas: Se utiliza para procesar pagos realizados con tarjeta de débito, crédito o tarjetas monedero mediante tecnología NFC. Los lectores de tarjetas tradicionales requieren una instalación de software (si no viene incluida) y una tarjeta SIM o conexión por cable, mientras que los lectores que funcionan a través de una app utilizan WiFi o red de datos desde un dispositivo móvil conectado.
- Dispositivos de red: Tanto si estás utilizando un sistema basado en la nube como en una instalación física, es probable que necesites una configuración de red para conectarte a internet o para vincular tu sistema informático a las instalaciones. Esto podría ser, por ejemplo, un router, un modem o un hub que conecte varios ordenadores locales.
Diferentes puntos de venta
La mejor elección de hardware y software depende de las necesidades de tu negocio. Puede que, por ejemplo, no necesites una caja fuerte si procesas la mayoría de las ventas a través de tarjeta. O puede que necesites un sistema portátil que funcione tanto en la tienda como fuera. Veamos unos ejemplos de puntos de venta distintos.
Cafetería pequeña con sistema PDV sencillo basado en la nube
Una cafetería pequeña podría elegir aceptar el pago con tarjeta a través de una aplicación PDV basada en la nube en un iPad conectado a un lector de tarjetas compacto conectado por Bluetooth. Si acepta pagos en efectivo, una caja fuerte es importante para contar con la máxima seguridad. En la actualidad, las apps PDV envían los tickets a los clientes a través de email o mensaje de texto, así que, en teoría, una instalación PDV económica puede excluir una impresora de recibos. No obstante, en algunos países todavía es una obligación dar un recibo en papel si el cliente lo solicita, en este caso no podrías excluirla.
Ya es común observar el uso de un iPad junto con un lector de tarjetas móvil en cafeterías, bares y pubs de las principales ciudades de España. Foto: Emily Sorensen, Mobile Transaction
Con los sistemas PDV basados en la nube, el propietario del negocio puede comprobar las ventas desde casa en la cuenta back office del PDV y enviar un informe Excel diario a su contable. El encargado de la caja en la cafetería simplemente tiene que marcar la hora de salida en el iPad, comprobar si hay discrepancias entre las transacciones registradas y el efectivo e ingresos de pagos con tarjeta recibidos, organizar las actividades bancarias y realizar cualquier otra actividad de cierre de caja importante.
Comerciante utilizando un PDV con hosting local
Una tienda puede preferir un sistema PDV on-site si su internet no es completamente fiable o si prefiere tener toda la información almacenada exclusivamente en sus instalaciones. El equipo suele ser fijo, la instalación requiere de ayuda profesional y el software generalmente necesita que un técnico informático se desplace al local para su instalación. Debido a la suma de todos estos costes, son principalmente los grandes comerciantes con muchos recursos los que todavía optan por sistemas PDV on-site.
La caja de un supermercado es uno de los tipos de PDV más completos, por el volumen y variedad de productos que necesitan ser registrados (a veces con precio por peso), preparados (retirar alarmas, embolsar artículos rápidamente) y pagados.
Los comerciantes deben considerar ciertas funcionalidades que debe incorporar su sistema de PDV, que van desde un catálogo de inventario para llevar el seguimiento de los niveles de stock hasta herramientas de hardware como una balanza en el mostrador (para los artículos cuyo precio se establece en función del peso), un escáner de código de barras y un dispositivo para retirar las chapas de alarma de las botellas de alcohol o prendas de ropa. El sistema de checkout más completo es generalmente el de la caja de un supermercado, por la variedad y volumen de productos que vende. Cuanto más especializados sean los productos vendidos,mas especializado puede ser el punto de venta.
Cadena de restaurantes con PDV híbrido
Los negocios del sector de alimentación y bebida, como restaurantes, requieren unas funciones diferentes en su software de PDV respecto a los comerciantes. Por ejemplo, pueden necesitar una manera de enviar los pedidos de comida a la cocina en tiempo real (quizás mediante una impresora conectada en la cocina) y un sistema de gestión de reservas.
Ejemplo de la barra de un restaurante con software PDV táctil de Lightspeed, impresora de tickets conectada, lector de tarjetas y caja fuerte.
Si el restaurante ha elegido principalmente un sistema PDV basado en la nube pero su internet no es 100% fiable, pueden conectarse a un servidor local que permita que el software funcione cuando no haya internet y sincronice los datos a la nube nuevamente cuando el internet vuelva a funcionar. Esto permite a las cadenas de restaurantes aprovechar los beneficios de un sistema basado en la nube en el que todos los datos de ventas de todas las ubicaciones pueden ser monitorizados en tiempo real desde cualquier navegador de internet, contando a su vez con un hosting local como apoyo de seguridad.
Alternativamente, algunos software PDV ofrecen un modo offline que permite que el PDV siga funcionando aun sin conectividad, y sincroniza después los datos nuevos con el backend cuando el sistema local recupera la conexión.
