Cualquier negocio que realice ventas físicas cuenta con un «punto de venta», comúnmente abreviado como PDV. En pocas palabras:

PDV es el sistema configurado para procesar los pagos presenciales de los clientes.

PDV no es una máquina o proceso independiente – es una constelación de elementos que juntos te permiten procesar las transacciones que se realizan de cara al público de forma eficiente y agilizar procesos comerciales conectados con tus ventas.

El conjunto variará en apariencia y funcionalidad dependiendo de la tecnología elegida, los métodos de pago aceptados, si quieres imprimir recibos en papel, cómo quieres registrar las ventas y organizar la contabilidad diaria y los sistemas de inventario que tengas instalados para tus productos

En este análisis vamos a enfocarnos en lo más básico, hablaremos de cómo se procesan las transacciones de los clientes, en qué consiste típicamente un sistema PDV y mencionaremos algunas de las opciones disponibles actualmente para empresas.

Sistemas PDV antes y ahora

Hasta hace sólo unas décadas, un sistema de punto de venta era, en su versión más básica, una caja registradora. Las primeras cajas registradoras ni siquiera «sabían» el coste de los productos. La persona operando en caja introducía manualmente los precios de los artículos adquiridos, a menudo con la ayuda de las etiquetas de precios.

A continuación, tomaría el dinero, lo introduciría en la caja fuerte y entregaría al cliente un recibo en papel. En algunos casos, el único registro de la transacción sería la copia de papel del rollo de la caja.

Conforme los sistemas de puntos de venta evolucionaban, se fueron informatizando cada vez más, almacenando una base de datos de productos en un servidor informático.

A menudo, comenzaron a incluir un lector de códigos de barras para no tener que introducir el precio manualmente y poder almacenar los detalles de las transacciones de manera electrónica.

Caja registradora antigua con impresora de tickets integrada y entrada manual de precios. 

Hoy en día, las cosas son mucho más sofisticadas. Mientras que algunos comerciantes todavía utilizan sistemas como los arriba descritos, muchos están adoptando sistemas PDV avanzados que permiten el almacenamiento online de los datos a través de la nube.

Componentes clave de un sistema PDV

Los sistemas PDV modernos consisten en una combinación de elementos de hardware y software. El software se encarga de registrar, procesar y almacenar detalles de la transacción, pero hay diferencias cruciales respecto a cómo es almacenada y utilizada entre los diferentes sistemas de software PDV.

Software

Todos los sistemas PDV modernos tienen una interfaz delantera para el punto de venta y una trasera (a veces llamada «backend», «backoffice» o «panel») para las estadísticas del negocio y las funciones de gestión.

El personal que procesa las transacciones utiliza la interfaz delantera, normalmente en un monitor de pantalla táctil o una tablet. Al backend se accede por separado a través del navegador o por una ventana de la aplicación, ya sea desde el mismo dispositivo o desde un ordenador o dispositivo móvil.

Independientemente del tipo de software PDV, las dos estarán conectadas y sincronizadas, pero la información puede ser almacenada de dos formas diferentes:

On-site

  • El software es instalado «localmente» en tu propio servidor, por ejemplo en un ordenador instalado en el local de tu tienda.
  • Requiere que compres una o más licencias de software.
  • Necesitarás realizar manualmente el mantenimiento y actualización de este tipo de software.
  • Ya que todo el software está basado en tu red informática privada, no necesita internet.

En la nube

  • El sistema está alojado online, es decir, los datos se almacenan en los servidores de internet de tu proveedor de PDV, lo que te permite acceder a ellos desde cualquier explorador.
  • También llamados software-as-a-service (SaaS), tu proveedor de PDV se encarga de realizar el mantenimiento y actualización de este sistema de forma automática, aunque siempre es recomendable que utilices la versión más reciente de la app PDV.

Por un tiempo, el software PDV on-site fue la norma para los sistemas PDV informatizados, pero ahora es más común utilizar sistemas basados en la nube o sistemas híbridos que combinan internet y hosting local. La configuración del software PDV on-site suele ser cara, a menudo requiriendo de asistencia y mantenimiento profesional. Los sistemas basados en la nube suelen ser más baratos (generalmente se pagan como un coste fijo mensual) y con más opciones para integrarse con otros programas de software.

Finalmente, las aplicaciones PDV pueden variar enormemente en cuanto a las características y diseño que ofrecen. Cada sector empresarial tiene sus propias necesidades a las que las aplicaciones PDV especializadas se adecúan. Por ejemplo, los restaurantes necesitan una disposición de las mesas para relacionar los pedidos y puede que quieran una interfaz de menú self-service para que los clientes puedan hacer pedidos desde sus mesas para luego ser servidos. Las apps PDV especializadas en restauración pueden ofrecer estas y muchas otras funciones útiles para restaurantes como parte del mismo paquete.

Hardware

Las empresas tienen diferentes necesidades en lo que respecta al hardware del punto de venta. Repasamos a continuación algunos de los elementos de hardware más importantes:

  • Interfaz/dispositivo en el que registras los detalles de la transacción: Podría ser, por ejemplo, una caja registradora con botones, un monitor de PC táctil o un dispositivo móvil con una app PDV.
  • Caja fuerte: Se utiliza para almacenar la recaudación diaria y el flujo de efectivo junto con cheques, cupones, recibos y comprobantes relevantes para la contabilidad.
  • Impresora de recibos: Se utiliza para imprimir los tickets para los clientes o los informes de cierre de caja diarios.
  • Escáner de código de barras: Se utiliza típicamente en comercios con muchos productos diferentes. Se suele vincular con las cuentas de nivel de stock del sistema PDV para actualizar automáticamente las existencias de productos de acuerdo con los artículos vendidos.
  • Lector de tarjetas: Se utiliza para procesar pagos realizados con tarjeta de débito, crédito o tarjetas monedero mediante tecnología NFC. Los lectores de tarjetas tradicionales requieren una instalación de software (si no viene incluida) y una tarjeta SIM o conexión por cable, mientras que los lectores que funcionan a través de una app utilizan WiFi o red de datos desde un dispositivo móvil conectado.
  • Dispositivos de red: Tanto si estás utilizando un sistema basado en la nube como en una instalación física, es probable que necesites una configuración de red para conectarte a internet o para vincular tu sistema informático a las instalaciones. Esto podría ser, por ejemplo, un router, un modem o un hub que conecte varios ordenadores loc