¿Cómo gestionas las reservas en tu negocio? Si administras un local de restauración, un centro de belleza, un alojamiento, un gimnasio o una empresa de servicios, encontrarás un gran provecho en comenzar a utilizar un sistema de gestión de reservas.
Un aspecto clave en la relación entre cualquier servicio y sus clientes se encuentra, justamente, en la facilidad de la que estos disponen para gestionar sus reservas.
Digitalizar esta área de tu negocio es muy fácil, y las opciones abundan: según la solución que elijas, podrás ofrecer a tus clientes la posibilidad de hacer reservaciones en minutos, desde su ordenador o de su móvil, sin necesidad de llamar por teléfono; además, podrán cancelar reservas, dejar comentarios, programar citas recurrentes, pagar de antemano, y mucho más.
Sigue leyendo para descubrir qué tipo de sistemas de gestión de reservas existen, cuáles son las características que deberías considerar, y cuáles son las mejores soluciones disponibles en España.
Tipos de sistemas de gestión de reservas
Existen muchos tipos de sistemas, plataformas y aplicaciones móviles diseñados para gestionar las reservas de los clientes en empresas y negocios B2C (Business to Client), así como una gran cantidad de proveedores diferentes para cada tipo de sistema, plataforma o app.
Si bien las plataformas y aplicaciones de cada uno de estos proveedores cuentan con sus propias características diferenciadoras, es útil identificar, de manera simple, un aspecto clave que separa a todas las soluciones de gestión de reservas: el tipo de sistema.
- Sistemas de gestión dedicados
- Sistemas de gestión de tipo Marketplace
Sistemas de gestión de reservas dedicados
Un sistema de gestión de reservas dedicado es uno gestionado exclusivamente por tu negocio y, por lo general, se trata de una página web dedicada al que los clientes pueden acceder para gestionar sus reservas.
Este tipo de solución suele ser la más personalizada y la que mayor potencial tiene para introducir todo tipo de funcionalidades e integraciones útiles.
En otras palabras, es la que más libertad te ofrece para adaptar el sistema de gestión de reservas a las características y necesidades de tu negocio.
En este caso, además, el cliente no te encuentra de casualidad, sino que, por lo general, llega a tu sitio web con la intención de hacer una reserva; en otras palabras, no entra en contacto, en ningún momento del proceso, con tus competidores.
Este punto, como veremos ahora, es fundamental.
Sistemas de gestión de reservas de tipo Marketplace
En un sistema de gestión de reservas de tipo Marketplace, los clientes encuentran tu negocio a través de un buscador, por lo general en una app móvil o una plataforma web.
Imagínatelo como una app de pedidos a domicilio, pero modificada para gestionar reservas de los negocios suscritos a la aplicación: el cliente abre la app, escribe lo que está buscando (por ejemplo, «barbería») y la aplicación le muestra un listado de opciones acorde a su búsqueda y a su ubicación.
En primera instancia, suena como una forma ideal de captar nuevos clientes, pero se trata de un arma de doble filo.
Sí, tu negocio aparecerá ante los ojos de un cliente interesado, inicialmente, en adquirir tu servicio; pero también aparecerán los negocios de tus competidores – He aquí porque, a este tipo de sistema de gestión de reservas, lo llamamos de tipo Marketplace.
Al igual que en cualquier Marketplace, en estas aplicaciones y plataformas los clientes dejan reseñas con puntaje, reseñas que influyen en el puesto (más arriba o más abajo) en que aparecerá tu negocio en la lista de resultados de la aplicación para búsquedas relevantes.
Sistemas de reservas dedicados
Aunque este tipo de soluciones se adapta a cualquier tipo de servicio, es especialmente útil para el caso de los restaurantes, ya que muchas veces se integra a los sistemas internos de gestión, facilitando el trabajo de los empleados.
De igual forma, también es recomendable siempre que el tipo de servicio no esté representado en ninguna de las aplicaciones de reservas más utilizadas por los clientes, como es el caso de centros médicos, consultorías, gestorías, showrooms, clases particulares, etc.
Veamos cuáles son los mejores sistemas de reservas dedicados:
Citas Square, de Square
Citas Square es la solución más amplia de gestión de reservas de Square, uno de los proveedores de servicios de pago con el abanico más completo de soluciones de pago para empresas en España.
No está de más este detalle: una de las principales ventajas de Citas Square es que lo puedes integrar fácilmente con las soluciones de cobro presencial y remoto, de gestión de inventario y de empleados, y de tienda en línea, de Square.
Para utilizar Citas Square, tienes 3 planes entre los que elegir: Gratuito (sin cuota), Plus (19 € + IVA /mes) y Prémium (49 € + IVA /mes).
Si bien el plan Gratuito puede resultar algo limitado, las diferencias entre Plus y Prémium se reducen a la asignación de recursos a servicios y a las funcionalidades de gestión de empleados.
Foto: Square
Square ofrece una gama completa de soluciones para restaurantes
Con Citas Square, podrás crear una página web de reservas potente, accesible y personalizada, disponer el calendario de reservas en tu tienda en línea Square o integrarlo en un CMS, como WordPress o Prestashop.
Entre las muchas funcionalidades que ofrece Citas Square, destacamos estas:
- Sincronizar con Google Calendar para que cargue automáticamente las reservas de tus clientes en tu agenda personal.
- Enviar recordatorios de citas automatizados a los clientes por correo electrónico y mensajes SMS.
- Recolectar información útil de los clientes luego de cada reserva.
- Definir una política de cancelación.
- Asignar recursos a servicios físicos (por ejemplo, una oficina) para que el sistema los reserve automáticamente siempre que sea necesario.
Citas Square es especialmente indicado para quienes planeen aprovechar la gama completa de las soluciones de pago de Square.
De esta manera, puedes montar el sistema de reservas de tu negocio en tu tienda en línea, cobrar las reservas de los clientes, vender productos físicos relacionados con tus servicios, asociados a un inventario sincronizado con todos tus puntos de venta, y cobrar a tus clientes de forma remota (enlaces y pasarela de pago, códigos QR) o presencial (datáfonos, TPV).
Todo esto, al mismo tiempo que aprovechas las herramientas de gestión de empleados y de clientes de Square.
Agendador de Citas de Wix
Wix es una de las plataformas de desarrollo web más conocidas del mundo, caracterizada por su fuerte enfoque en el diseño y la usabilidad.
Sus funcionalidades de comercio electrónico se combinan con su sistema de reservas, llamado Agendador de Citas, para ofrecer un nivel de personalización único. Esto se ve, además, en la versatilidad que otorga en la creación de los servicios reservables: pueden ser citas presenciales o en línea, clases, cursos o planes de membresía.
A diferencia de Square, Wix no dispone de un plan gratuito, sino que sus 4 niveles de suscripción son pagos:
- Light: 10 €/mes
- Core: 20 €/mes
- Business: 29 €/mes
- Business Elite: 149 €/mes
Para poder acceder al sistema de reservas de Wix, es necesario contar con una suscripción Core o superior. Además, las funcionalidades específicas de reserva de citas disponibles en cada plan son las mismas en Core, Business y Business Elite.
Wix permite integrar las principales pasarelas de pago para cobrar por las reservas en línea, gestionar a los miembros de tu equipo y sincronizar sus calendarios de trabajo con el sistema de reservas, enviar recordatorios automáticos a los clientes, ofrecer la posibilidad de registrarse en listas de espera, configurar las reglas de reserva, y mucho más.
Además, como ya comentamos, Wix es antes que nada una plataforma de desarrollo web, y cómo tal ofrece más de 500 plantillas predefinidas entre las que elegir, de modo que la interfaz del sistema de reservas pueda mantener la estética de tu negocio, transmitiendo una imagen más cuidada y profesional.
Imagen: Wix
Wix ofrece cientos de plantillas de diseño web
Acuity Scheduling, de Squarespace
Squarespace es una plataforma de diseño y desarrollo web, que, a través de su adquisición de Acuity, una potente plataforma de reservas en línea, ofrece actualmente una herramienta muy completa de programación de citas.
Siendo un CMS, Squarespace te permite integrar muy fácilmente la página de reservas en tu sitio web o tienda en línea, en donde admite la integración de pasarelas de pago como Stripe y PayPal.
¿Qué puedes hacer con Acuity Scheduling? Además de recibir reservas de clientes, Squarespace te permite sincronizar varios puntos de reserva diferentes, ofrecer funciones de cancelación y modificación de reservas, enviar recordatorios y facturas electrónicas automáticamente, configurar preautorizaciones o guardar de datos de tarjetas (para prevenir perdidas por ausencias), y mucho más.
Además, ofrece integraciones con redes sociales, con Google y con MailChimp, y cuenta con algunas herramientas útiles de gestión de personal, a través de la cual puedes sincronizar los calendarios con el sistema de reservas.
Al igual que Wix, Squarespace no ofrece una solución gratuita para el uso de su herramienta de reservas. En este caso, los planes disponibles son Emerging (13 €/mes), Growing (23 €/mes) y Powerhouse (41 €/mes).
Si bien estos planes son más económicos que los de Wix, una función indispensable, como la de los recordatorios automáticos de las citas a los clientes, solo está disponible a partir del plan Growing.
Además, cabe aclarar que Acuity Scheduling es una herramienta que Squarespace ofrece como un extra, y que para aprovecharla en todo su potencial también deberás contratar un plan de desarrollo web que incluya la posibilidad de integrar una pasarela de pagos; el más económico es su plan Empresa (17 €/mes).
Reservio
A diferencia de los 3 sistemas de reservas anteriores, Reservio es un auténtico proveedor de soluciones de reserva, con una amplia gama de opciones que giran en torno a las reservas.
Con Reservio puedes crear botones, enlaces y formularios de reserva para integrar en sitios web de Wix, WordPress, Squarespace, Magento o Shopify, o crear un nuevo sitio web de reservas a través de su propia plataforma; puedes generar un código QR que redirija a un calendario de reservas e imprimirlo en un folleto o un anuncio.
Entre sus funcionalidades más interesantes se incluyen la sincronización con Google Calendar y Microsoft Outlook, la posibilidad de utilizar ubicaciones múltiples y un panel de control optimizado para la gestión de reservas, con una clara visión de calendario, además de muchas herramientas de gestión de clientes y de personal.
Dos aspectos únicos de la oferta de Reservio: ofrece un servicio de desarrollo de aplicaciones móviles de marca blanca (tu propia app de reservas para tu negocio) y disponen de su propio Marketplace de reserva de citas, en donde puedes listar tu negocio y, claro, recibir reservas de clientes, existentes y nuevos.
¿Cuánto cuesta utilizar Reservio? Depende de lo que utilices. A grandes rasgos, Reservio presenta 4 planes de suscripción: Gratis (sin cuota), Starter (7,38 €/mes), Standard (13,85 €/mes) y Pro (27,69 €/mes).
Con el plan gratuito, podrás crear un sitio web de reservas, recibir hasta 40 reservas de hasta 100 clientes cada mes y enviar notificaciones por correo electrónico a tus clientes. Las demás funcionalidades se van destrabando, progresivamente, a medida que mejoras el plan.
Sin embargo, algunos servicios no están cubiertos en estos planes; por ejemplo, el desarrollo de una app de reservas de marca blanca cuesta 99 €/mes y las notificaciones por SMS cuestan entre 0,09 y 0,15 € por mensaje, dependiendo de la cantidad de notificaciones enviadas.
Bookio
Similar a Reservio, Bookio es una plataforma especializada en todo lo relacionado con la gestión de reservas, con soluciones que se adaptan tanto a locales de restauración, como a hoteles, alquiler de vehículos, servicios educativos y de consultoría, servicios de entrenamiento personalizado, y muchas industrias más.
Entre otras funcionalidades, Bookio ofrece sincronizaciones con Google Calendar, Google Maps y Facebook, envío de recordatorios a clientes y a empleados, formularios de opinión, opción de reserva recurrente y de pago anticipado, y función de lista de espera.
Además, las funcionalidades de Bookio se adaptan específicamente a la industria en la que opera tu negocio.
Si administras un alojamiento, por ejemplo, además de gestionar las reservas, dispones de una herramienta de gestión de las habitaciones y de la posibilidad de crear paquetes de servicios (por ejemplo, uno que cubra una reserva por una determinada cantidad de días).
En cuanto al costo, no se trata de una opción verdaderamente económica. Para la gestión de reservas en empresas de servicios, restauración y alojamiento, Bookio ofrece 4 planes: Freemium (sin cuota), Basic (17,10 €/mes), Standard (35,10 €/mes) y Premium (62,10 €/mes); para la gestión de reservas de alquileres de coches, el costo varía entre 79 y 199 €/mes, dependiendo del tamaño de la flota (hasta 50 unidades). Además, el costo por cada notificación SMS es de 0,085 €.
Además, es importante destacar que Bookio no ofrece una plataforma de desarrollo web, sino la posibilidad de integrar su sistema de reservas en tu propio sitio web o tienda en línea. De este modo, el costo será mayor, dependiendo de la solución de gestión web que utilices.
En definitiva, Bookio ofrece algunas opciones únicas, pero se trata de una solución pensada para empresas medianas a grandes, con una facturación mensual lo suficientemente grande como para justificar el mayor costo fijo.
Sistemas de reservas tipo Marketplace
Los sistemas de reservas de tipo Marketplace pueden ser una manera rápida y cómoda de comenzar a gestionar reservas de clientes, en especial si se trata de un negocio nuevo, que aún tiene que construir su base de clientes.
Como ya hemos comentado, estas apps de reservas ofrecen una característica que puede ser, al mismo tiempo, su mayor ventaja y su principal inconveniente, y es que te permite aparecer en los resultados de búsquedas de clientes potenciales cercanos a tu ubicación, interesados en tus servicios; pero también a tus competidores.
Otra característica que es imprescindible considerar es que, en la gran mayoría de los casos, estas aplicaciones se centran en un tipo de servicio en particular.
Para centros de estética y bienestar
En España, dos apps de reservas son muy populares en la industria del cuidado personal, incluyendo barberías, peluquerías, locales de manicura, pedicura y de masajes, estudios de tatuajes, y centros de estética en general:
- Booksy: Ofrece gestión de personal, opción de prepago, herramientas de marketing, venta de productos físicos, política de cancelación, etc. Cuesta 34,99 € + IVA/mes + 8 €/mes por cada empleado adicional con acceso a la cuenta.
- Fresha: Ofrece sus propias soluciones de pago en línea y presencial (con datáfono), creación de tienda en línea y herramientas de promoción. No tiene cuota mensual, pero cobra 1,29 % + 0,20 € por transacción, 20 % de comisión por reservas de clientes nuevos (min. 3 €), 0,08 € por notificación SMS (20 gratuitas por mes) y 9,95 €/mes por cada miembro adicional de tu equipo con acceso a la cuenta.
Para restaurantes
Una industria que prácticamente depende de sus reservas es la de la restauración. En España, hay muchas apps de tipo Marketplace que ofrecen este servicio, pero destacamos estas 3 aplicaciones de reservas para restaurantes:
- TheFork: Gestión de mesas en sala, integración con Tripadvisor y con sitio web propio, herramientas de promoción, solución de pagos en línea y de prepago, lista de espera, cuentas para empleados, notificaciones automáticas a clientes. Ofrece 3 planes de suscripción: Basic (29 €/mes), Pro (51 €/mes) y Pro+ (102 €/mes) – se cobran comisiones adicionales basadas en los precios medios del menú de cada restaurante.
- OpenTable: Gestión de salón, herramientas de marketing, gestión de reseñas de clientes y de experiencias gastronómicas, listas de espera, actualización en tiempo real de disponibilidad de mesas. El costo mensual depende de la cantidad de mesas en cada restaurante, y varía entre 35 y 200 € aproximadamente.
- FlipEat: Gestión de reservas y cancelaciones e integración con sistemas de gestión de restaurantes Cover Manager y Restoo. Es la más simple de las opciones que hemos analizado – el costo mensual se determina en cada caso y pueden ser fijo o estar basado en la cantidad de comensales.
La función de búsqueda en mapa de TheFork es muy práctica
Booksy destaca los negocios con ofertas especiales
Resumen de soluciones
Entre las plataformas de reservas dedicadas, Citas Square se impone como la que ofrece la mejor relación calidad-precio, en especial para las PYMES y los autónomos, con niveles moderados de facturación mensual.
Sin embargo, si por las características de tu negocio es necesario trabajar en una presencia en línea más completa, con un sitio web optimizado y personalizado, entonces las opciones de Wix y Squarespace pueden cobrar mayor sentido.
Entre estas, Wix es sin dudas la más conveniente, si consideramos que la gestión de reservas se incluye dentro de sus planes de desarrollo web.
Para el caso de las grandes empresas y de los negocios con altos niveles de facturación, Reservio y Bookio ofrecen los sistemas de reservas más completos, en especial con respecto a las funcionalidades, si bien está claro que no se trata de soluciones baratas.
En cuanto a las apps de reservas de tipo Marketplace, en muchos casos sucede algo típico de este tipo de aplicaciones, y es que cuando suficientes clientes se acostumbran a utilizarlas, los negocios necesitan figurar en ellas para poder subsistir.
Por esta razón, es clave conocer los hábitos de uso de tu base de clientes. En cuanto a los centros de estética y de bienestar, ambas opciones, Booksy y Fresha, son bastante similares, con la diferencia de que la primera es enfoca más en la usabilidad y el posicionamiento, y la segunda en las facilidades de cobro y de gestión.
Los restaurantes, por su parte, cuentan con opciones más diferenciadas. TheFork ofrece la solución más completa, con una gama sumamente amplia de funcionalidades y la estructura de precios más clara.
OpenTable y FlipEat son soluciones más simples y su adopción es recomendable, en particular, en los casos en que la base de clientes del restaurante ya utiliza sus aplicaciones con regularidad.
