Más allá de las obligaciones impuestas por la ley, las ventajas de implementar la facturación electrónica, dependiendo de la solución contratada, pueden ser muchas:
- Almacenamiento seguro de los documentos
- Posibilidad de recibir pagos en línea
- Acceso a la creación y la consulta de facturas electrónicas desde cualquier dispositivo
- Actualizaciones automáticas del sistema
- Envío de recordatorios automáticos a los destinatarios
Eligiendo la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades, podrás beneficiarte de contar con funciones adicionales muy útiles, o bien optar por una opción más básica y, a su vez, económica.
En esta revisión, vamos a comparar las mejores plataformas de facturación electrónica para pequeños comercios y autónomos, es decir, las soluciones que ofrecen el mejor compromiso entre precio y calidad.
| Marca | Solución | Enlace |
|---|---|---|
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| Marca | Solución | Enlace |
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Esta comparación está dirigida a autónomos y pequeños comercios. A continuación, detallamos las características, funciones y precios de los servicios mencionados.
¿Qué soluciones ofrecen el formato Facturae?
En España, desde el año 2015, el uso de la factura electrónica es obligatorio en las relaciones comerciales B2G (Business to Government), es decir, entre empresas y proveedores privados, y administraciones públicas.
Al tiempo que se decretó esta obligatoriedad, también se definió el formato que deben respetar este tipo de facturas: el llamado formato Facturae.
| Sistema | Facturae |
|---|---|
| Square | – |
| Revolut | – |
| SumUp | – |
| B2BRouter | Sí |
| Qonto | – |
| Contasimple | Sí |
| Sistema | Facturae |
|---|---|
| Square | – |
| Revolut | – |
| SumUp | – |
| B2BRouter | Sí |
| Qonto | – |
| Contasimple | Sí |
Para utilizar el formato de facturación electrónica estructurada Facturae, que se genera en formato XML, es necesario utilizar una solución que provea este servicio.
Si bien el formato Facturae, que se encuentra actualmente en su versión 3.2, no es obligatorio aún en las relaciones comerciales entre empresas B2B (Business to Business), es esperable que lo sea a partir de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece.
De las soluciones de facturación presentadas en esta comparativa, las únicas que ofrecen esta posibilidad, al menos de momento, son B2BRouter y Contasimple, ambas plataformas de gestión enfocadas en la facturación electrónica.
Comparación de métodos de pago de facturas electrónicas
Una cuestión a considerar a la hora de elegir la mejor solución de facturación electrónica son las posibilidades de pago que ofrece cada servicio.
Mientras que la mayoría de estas soluciones permiten cobrar por transferencia bancaria, o incluso en efectivo, algunas incluyen, también, la posibilidad de recibir pagos con tarjeta.
| Solución | Pagos con tarjeta |
|---|---|
| Square | 2,50% |
| Revolut | 1% + 0,20€ |
| SumUp | 1,95 % |
| B2BRouter | – |
| Qonto | – |
| Contasimple | – |
| Solución | Pagos con tarjeta |
|---|---|
| Square | 2,50% |
| Revolut | 1% + 0,20€ |
| SumUp | 1,95 % |
| B2BRouter | – |
| Qonto | – |
| Contasimple | – |
Recibir pagos con tarjeta acarrea determinados costos (comisiones por transacción). Por cada factura electrónica pagada con tarjeta, se deduce una comisión del total. A pesar de esto, cada vez más PYMES y autónomos ofrecen este medio de pago a sus clientes, con el fin de recibir pagos de forma más ágil y transparente.
En este sentido, Revolut Business es el servicio que ofrece la solución más conveniente para recibir pagos con tarjeta. Además, se trata de una cuenta multidivisa, perfecta para quienes cuentan con una cantidad considerable de clientes extranjeros.
Si solo utilizas los pagos con tarjeta de forma ocasional, entonces SumUp y Square son opciones aceptables. En especial, si cuentas con una tienda física, ya que ambos servicios ofrecen soluciones de datáfonos para procesar pagos presenciales.
En todo caso, si no te interesa la posibilidad de recibir pagos con tarjeta, puedes elegir cualquiera de las soluciones incluidas en esta lista, puesto que todas te permiten incluir tus datos bancarios en las facturas electrónicas, de modo que puedas recibir tus pagos por transferencia.
Ventajas
Desventajas
Square es una empresa especializada en la fabricación de terminales de pago y en el desarrollo de soluciones de software para cajas registradoras, que ha ido ampliando su oferta a lo largo de los años para incluir todo tipo de servicios orientados a comercios pequeños y medianos, como los de facturación electrónica y pagos en línea, por ejemplo.
Para utilizar el servicio de Facturas Square, no necesitas contar con una cuenta de empresa, sino que puedes mantener tu cuenta habitual.
Las sumas se transferirán periódicamente desde Square a tu cuenta, lo que puede dificultar la identificación de las transacciones. El historial de transferencias te ayudará a orientarte, ya que allí se registran todas las transacciones correspondientes.
Imagen: Square
Puedes utilizar la aplicación general de TPV Square, o la de Facturas Square, que recomendamos. Esta última es más práctica no solo para emitir las facturas electrónicas, sino también para darles seguimiento y, si lo prefieres, personalizarlas.
Si seleccionas el pago en línea, las sumas cobradas se depositarán en una cuenta de espera gestionada por Square, y luego se transferirán a la cuenta comercial que tú elijas. Este sistema te permite hacer un seguimiento de las facturas, incluida la detección de pagos atrasados y el envío de recordatorios, sin necesidad de abrir una cuenta corriente con Square.
El sistema de facturación de Square está vinculado a un catálogo de productos y es el más adecuado para quienes venden regularmente los mismos artículos o servicios. También es posible crear un artículo que no esté registrado en el catálogo para ofrecerlo ocasionalmente a tus clientes.
| Plan | Costos y condiciones |
|---|---|
| Gratuito |
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| Plus |
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| Plan | Costos y condiciones |
|---|---|
| Gratuito |
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| Plus |
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El IBAN de tu cuenta bancaria, así como los demás datos de tu banco, no aparecerán automáticamente en la factura, sino que tendrás que añadirlos manualmente en las condiciones de venta o utilizar los campos personalizables del plan Plus (de pago).
Square ha optado por un sistema de precios mixtos que tiene el inconveniente de aumentar la comisión de pagos con tarjeta al 2,50%. Como el sistema de Square está pensado para tiendas y comercios, o para autónomos, también es posible obtener un pago a través del datáfono incurriendo en una comisión menor de 1,25 % + 0,05 €.
La aplicación de Facturas Square es más adecuada, en definitiva, para quienes cuentan con un catálogo de productos y están interesados en los demás servicios de Square (terminales, software de caja registradora, etc.)
Ventajas
Desventajas
Revolut es un banco digital muy dinámico e innovador, que ofrece cuentas para empresas y particulares.
Para hacer pleno uso del servicio de facturación gratuito de Revolut, es necesario contar con una cuenta de Revolut Business y solicitar permiso para recibir pagos en línea.
Este servicio de facturación es algo limitado en comparación con otros. A diferencia de otros servicios enumerados en este artículo, no permite enviar presupuestos ni facturas proforma.
La conciliación bancaria y la detección de facturas pagadas o impagas son posibles, pero solo funcionan en conjunción con la cuenta de Revolut Business.
Imagen: Revolut
A pesar de estas limitaciones, existen algunas ventajas de utilizar el sistema de facturación de Revolut, que están relacionadas con las características de la cuenta de Revolut Business.
Un ejemplo de esto es la cuenta multidivisa, es decir, la disponibilidad de subcuentas, cada una asociada a una divisa diferente, que te permite cobrar y almacenar diferentes monedas en la misma cuenta.
Este carácter multidivisa se traslada a la facturación y te permite emitir facturas electrónicas en 28 divisas diferentes.
| Revolut Business | Costos y condiciones |
|---|---|
| Planes |
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| Sistema de facturación |
Gratuito |
| Comisiones sobre pagos | Con tarjetas europeas o Revolut Pay: 1% + 0,20 € |
| Revolut Business | Costos y condiciones |
|---|---|
| Planes |
|
| Sistema de facturación |
Gratuito |
| Comisiones sobre pagos | Con tarjetas europeas o Revolut Pay: 1% + 0,20 € |
El sistema de facturación electrónica de Revolut es también uno de los más interesantes en cuanto a opciones de pago en línea.
Cada factura puede configurarse para dar a tus clientes la opción de pagar con tarjeta de crédito, Apple Pay, Google Pay, transferencia bancaria o incluso Revolut Pay, un sistema de pago similar a PayPal, que utiliza el reconocimiento biométrico de la aplicación móvil de Revolut del cliente.
Las suscripciones de pago a las cuentas profesionales incluyen el acceso a descuentos en el cambio de divisas y una determinada cantidad de transferencias SWIFT gratuitas.
A pesar de la imposibilidad de crear presupuestos, la cuenta Revolut Business multidivisa y su servicio de facturación son una opción atractiva para autónomos con muchos clientes en el extranjero. Las comisiones de pago son las más bajas del mercado. Es una pena, en todo caso, que las facturas no se puedan traducir.
Sigue leyendo sobre el servicio en nuestra Reseña de Revolut Business
Ventajas
Desventajas
La oferta de SumUp es similar a la de Square: a una oferta inicial centrada en los terminales de pago se le añadió, posteriormente, la facturación electrónica. Sin embargo, la oferta de SumUp está más adaptada a los autónomos que la de Square, que se dirige más a los comerciantes.
De momento, el sistema de facturación de SumUp es gratuito. Las sumas cobradas con la opción de pago en línea se transfieren a una cuenta en suspenso de SumUp y luego a la cuenta de empresa de tu elección, o directamente a la cuenta de empresa gratuita opcional de SumUp.
Imagen: Mobile Transaction
Por defecto, la factura solo mostrará el número BIC de tu cuenta, si no te has suscripto a la cuenta de empresa de SumUp. Si deseas que te paguen por medio de transferencia a una cuenta externa, debes definirlo en la opción de condiciones de pago.
El servicio es bastante completo, sobre todo teniendo en cuenta que es gratuito. Aquellos que facturen regularmente por los mismos productos y servicios apreciaran especialmente las plantillas de facturas que se pueden guardar para volver a utilizar ilimitadamente.
Ten en cuenta que algunas funciones avanzadas, como la creación de presupuestos y plantillas, están disponibles únicamente en la versión web, y no en la aplicación de SumUp.
| Planes Facturas SumUp | Costos y condiciones |
|---|---|
| Gratis |
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| Pro |
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| Planes Facturas SumUp | Costos y condiciones |
|---|---|
| Gratis |
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| Pro |
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Otro detalle interesante es que puedes cambiar el idioma de la factura entre los 18 idiomas disponibles, aunque la única moneda que puedes utilizar es el euro.
El pago en línea es opcional y se limita al pago con tarjeta de crédito. No hay pago rápido a través de PayPal, ya que SumUp cuenta con su propia pasarela de pagos, como sucede con Square y Revolut.
La comisión para los pagos con tarjeta es un poco elevada (1,95 %), pero más razonable que Square. Esto es aceptable al tratarse de un software gratuito, siempre y cuando no se supere la suma de unos cientos de euros de pagos con tarjeta.
Sigue leyendo nuestra Reseña de SumUp
Ventajas
Desventajas
B2BRouter es una plataforma de gestión especializada en la facturación electrónica.
Si bien no cuenta con funciones de procesamiento de pagos ni de cuenta de empresa, sí que se trata de una de las opciones más potentes en cuanto a la creación, recepción y administración de facturas electrónicas.
Cuentan con la posibilidad de utilizar el formato Facturae, el formato estandarizado en España para la facturación B2G (entre empresas privadas y administraciones públicas); formato que, se espera, sea similar al exigido en las relaciones entre empresas privadas a partir de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece.
Imagen: B2BRouter
Además, puedes crear catálogos de productos y servicios, lo que agiliza la preparación de facturas electrónicas, así como presupuestos, que, una vez aprobado por el cliente, puedes convertir en factura con apenas unos clics.
En cuanto a los costos, B2BRouter cuenta con un plan gratuito y dos de pago. Los de pago cuestan 100 € al año (Professional), y 300 € al año (Business). Todos los planes, incluso el gratuito, incluyen el envío ilimitado de facturas electrónicas.
| Planes | Costos y condiciones |
|---|---|
| Basic |
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| Professional |
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| Business |
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| Planes | Costos y condiciones |
|---|---|
| Basic |
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| Professional |
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| Business |
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Un último detalle interesante para tener en cuenta es que B2BRouter se acoge dentro del régimen de promoción de pequeñas empresas y autónomos de España llamado Kit Digital.
En definitiva, se trata de una solución muy completa en cuanto a la facturación electrónica, pero menos abarcativa en su oferta que los servicios listados previamente.
Si tienes un gran volumen de facturación en tu empresa y quieres estar seguro de cumplir con las normativas vigentes con respecto a la facturación electrónica, entonces esta puede ser una buena opción para ti, sobre todo si cumples con los requisitos para solicitar las subvenciones del Kit Digital.
Ventajas
Desventajas
La facturación electrónica no es el servicio principal de Qonto, sino que se trata de un servicio adicional incluido en su cuenta de empresa.
Por tal razón, su costo es superior respecto a las plataformas especializadas en facturación. Sin embargo, consideramos oportuno incluirla en nuestra comparativa, ya que puede ser una solución completa para la gestión de las finanzas de la propia empresa o profesión.
Hay planes disponibles para autónomos y para empresas.
La facturación no está disponible en la suscripción básica para autónomos, mientras que sí está incluida en todos los planes para empresas.
Imagen: Qonto
¿Qué incluye la cuenta comercial en línea de Qonto además de las facturas electrónicas?
- IBAN español y cuentas múltiples
- Transferencias europeas y al extranjero
- Tarjetas de débito de empresa
- Digitalización de recibos en papel
- Débitos directos
- Acceso para el contable
Se trata, por lo tanto, de una cuenta de empresa que pretende cubrir todas las necesidades de una empresa o un profesional. Es eficaz, completa y muy apreciada por sus usuarios.
Teniendo en cuenta los costos mensuales, está claro que Qonto no es la solución más adecuada solo para facturar, especialmente en el caso de los autónomos acogidos al régimen de tarifa plana, que se verían obligados a pagar el IVA sin posibilidad de deducción.
Independientemente del plan escogido, se pueden enviar y recibir hasta 200 facturas al año.
| Plan | Cuota mensual |
|---|---|
| Autónomos | Smart: 19 € Premium: 39 € |
| Empresas | Essential: 29 € Business: 99 € Enterprise: 249 € |
| Planes Qonto | Cuota mensual |
|---|---|
| Autónomos | Smart: 19 € Premium: 39 € |
| Empresas | Essential: 29 € Business: 99 € Enterprise: 249 € |
Para agilizar las operaciones, está disponible una libreta de direcciones de clientes y proveedores, gracias a la cual se puede seleccionar un contacto en un instante para acceder a una plantilla de factura pre-cumplimentada con los datos necesarios sobre la persona o la empresa.
En la lista de documentos se puede comprobar el estado del pago. Muy práctica para la contabilidad es la función de cuentas múltiples, que permite crear hasta 5 subcuentas, cada una con su propio IBAN.
La función de agrupación de facturas por cliente o proveedor también es útil para controlar las fechas de vencimiento. Por ejemplo, agrupando las facturas a pagar, podemos comprobar en un instante los pagos que deben realizarse, o los que deben recibirse agrupando las facturas a cobrar. El filtro también puede utilizarse para un cliente o proveedor concreto.
Por último, Qonto permite configurar recordatorios automáticos para enviar a los clientes que tienden a atrasarse en el pago de sus facturas.
Descubre los detalles en nuestra Reseña de Qonto
Ventajas
Desventajas
Contasimple es una plataforma de gestión contable integral. Esto significa que la facturación electrónica es una de sus principales funcionalidades, pero lejos está de ser la única.
Al igual que la solución anterior, Contasimple no cuenta con la posibilidad de procesar pagos en línea, montar comercios electrónicos ni abrir cuentas multidivisa; dicho esto, se trata de una gran solución para todo lo relacionado con la administración de la contabilidad de la empresa.
Imagen: Contasimple
Entre sus principales funciones, además de la posibilidad de gestionar las facturas electrónicas, se encuentra la posibilidad de crear una base de datos de clientes y proveedores, de crear facturas personalizables en hasta en 6 idiomas diferentes, de crear y enviar presupuestos, y más.
Además, la plataforma trabaja con el formato estandarizado Facturae. Otras funciones útiles incluyen la digitalización de documentos físicos a través de la aplicación de Contasimple, algo que puede resultar muy útil cuando se trabaja en modo híbrido con facturas en papel al mismo tiempo que facturas electrónicas.
Así, podrás mantener un control más centralizado de tu facturación en una única plataforma.
| Planes Contasimple | Costos y condiciones |
|---|---|
| Básico |
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| Profesional |
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| Ultimate |
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| Planes Contasimple | Costos y condiciones |
|---|---|
| Básico |
|
| Profesional |
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| Ultimate |
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Contasimple ofrece un plan gratuito, algo limitado en cuanto a las funcionalidades, y dos planes de pago, que cuestan 8,95 € al mes (Profesional) y 13,95 € al mes (Ultimate). Todos incluyen la gestión de facturas electrónicas, pero solo el plan más caro permite la gestión ilimitada.
En los planes de pago se incluyen funciones impositivas muy prácticas para cálculos de IVA e IRPF y retención de las facturas recibidas.
Esta solución es perfecta para aquellas PYMES que busquen normalizar y optimizar su gestión contable. No es la más conveniente, en todo caso, si lo único que necesitas es la posibilidad de crear y gestionar facturas electrónicas.
