Hubo un tiempo en el que un móvil no era más que una versión portátil del teléfono fijo, pero el paso de los años los ha convertido en la herramienta integral que hoy son en nuestras vidas. Los utilizamos para sacar fotos, escuchar música, navegar en internet, ordenar comida, hacer pagos presenciales y hasta para cobrar a nuestros clientes.
Si bien las empresas de gran tamaño siempre necesitarán la comodidad de las pantallas de los ordenadores para administrar sus operaciones, las pequeñas, los comercios y los profesionales autónomos tienen la posibilidad de administrar buena parte de sus negocios a través del móvil o de una tableta.
En estos casos, las versiones de escritorio (es decir, las plataformas web y programas informáticos) funcionan como apoyo para las versiones móviles, aplicaciones disponibles para la mayoría de los dispositivos inteligentes con los que ya contamos.
Ventajas y desventajas de administrar un negocio desde el móvil
Antes de indagar en cuáles son las apps imprescindibles para administrar un negocio desde el móvil o la tableta, analicemos qué ventajas y desventajas acarrea esta modalidad.
Ventajas
- Ahorro: Los teléfonos móviles, así como las tabletas, son dispositivos de uso común y, por lo general, mucho más económicos que los ordenadores y demás equipos diseñados para uso profesional. Además, las aplicaciones son desarrolladas pensando en ofrecer la mayor compatibilidad posible, por lo que es probable que puedas administrar tu negocio desde tu propio móvil o tableta, sin necesidad de adquirir uno nuevo.
- Flexibilidad: Administrar un negocio desde un smartphone o una tableta te permite centralizar las herramientas de control de tu comercio o emprendimiento en un único dispositivo portátil. De esta forma, podrás acceder a ellas en todo momento y en cualquier lugar, siempre y cuando dispongas de una conexión a internet.
- Comunicación e inmediatez: Si utilizas plataformas de gestión de personal, la posibilidad de utilizarlas en el móvil facilita la comunicación y la colaboración interna, tanto entre los empleados como con los administradores. A su vez, la inmediatez inigualable del móvil acorta los tiempos de respuesta y solución ante problemas, inconvenientes e imprevistos.
Desventajas
- Equilibrio vida-trabajo: La posibilidad de acceder a las herramientas de administración en cualquier momento y en cualquier lugar acarrea un riesgo, y es que se compromete el balance entre la vida personal y el trabajo. Esta difuminación de la frontera entre lo laboral y lo personal puede ser muy dañina para el bienestar tanto de los administradores como de los empleados.
- Seguridad: Un problema de centralizar la administración de un negocio o un comercio en el móvil o la tableta es el riesgo que eso representa. Si pierdes o te roban tu dispositivo, o si sufres un ciberataque, tu negocio puede sufrir un duro golpe, tanto desde el punto de vista financiero como desde el administrativo.
- Distracciones: En especial si utilizas tu smartphone personal para administrar tu negocio, será muy fácil que te distraigas. En el mismo dispositivo tendrás tus aplicaciones de redes sociales, mensajería, juegos y demás, y esto puede llegar a ser contraproducente.
Tanto las ventajas como las desventajas, por supuesto, son relativas. Puedes asegurarte de mejorar la seguridad de tus dispositivos móviles instalando un antivirus y una VPN, utilizando contraseñas de doble factor y adoptando soluciones en la nube.
También puedes silenciar las notificaciones de aplicaciones no laborales durante tu horario de trabajo (y viceversa) o simplemente adquirir un segundo móvil, para mantener ambos espacios separados.
Por otro lado, puede que la pequeña pantalla de tu móvil te resulte demasiado acotada para administrar tu negocio, y que prefieras la comodidad de sentarte en un escritorio con un ordenador a la hora de gestionar a tus empleados, proveedores, clientes, etc.
La elección, como es lógico, siempre estará marcada tanto por tus propias preferencias como por las características de tu negocio, empresa o emprendimiento.
Veamos, ahora, qué tipo de dispositivo móvil te conviene utilizar:
La elección del dispositivo
Es posible que ya tengas en tus manos, en este mismo momento, el dispositivo que utilizas (o que utilizarás) para administrar tu negocio. Sin embargo, como puedes deducir de las ventajas y desventajas que hemos listado previamente, lo aconsejable suele ser adquirir un segundo dispositivo, utilizado exclusivamente como herramienta administrativa.
Contar con un móvil o tableta dedicado al negocio te permite separar efectivamente el tiempo de ocio del de trabajo, a la vez que reduce el riesgo de robo, perdida y hasta de sufrir un hackeo (ya que habrá menos aplicaciones instaladas en el dispositivo).
¿Qué tipo de dispositivo es el más adecuado? La elección del dispositivo es más simple de lo que imaginas, y es que, en el mercado occidental, la gran mayoría de los teléfonos móviles y las tabletas están equipados con los mismos sistemas operativos: iOS y Android. Aunque existen otros, los desaconsejamos por la falta de compatibilidad con las aplicaciones.
Además del sistema operativo, a la hora de elegir un dispositivo móvil para administrar un negocio es importante considerar también sus prestaciones y su rendimiento.
En este sentido, todos los dispositivos iOS son fabricados por la misma marca, Apple, y cuentan con niveles de rendimiento similares, generalmente muy buenos (dependiendo de la versión, claro).
El sistema operativo Android, en cambio, es utilizado por un sinfín de marcas y dispositivos con diferentes niveles de rendimiento. Esto implica una ventaja y una desventaja: por un lado, hay muchísima más variedad de móviles y tabletas entre los que elegir; por el otro, los más económicos ofrecen un rendimiento insuficiente, y para poder trabajar cómodamente deberás invertir en un dispositivo por encima de los 400 o 500 €.
Las aplicaciones móviles indispensables para administrar un negocio
Si bien de acuerdo con el tipo de negocio, comercio o profesión de que se trate, tendrás diferentes necesidades que satisfacer en cuanto a su administración, algunas son comunes a cualquier actividad comercial, como una cuenta de empresa, una plataforma de facturación electrónica y una modalidad de pago remoto, por ejemplo.
De esta manera, un aspecto lógico en la elección de un servicio debe ser que disponga efectivamente de las herramientas y funcionalidades que necesitas dentro de su aplicación móvil (que, recordemos, debe ser compatible con tu dispositivo).
Estos son algunos de los mejores servicios para empresas optimizados para funcionar en dispositivos móviles:
Cuentas de empresa y de gestión
Aunque hayan mejorado en los últimos años, las aplicaciones móviles de los bancos tradicionales no suelen ofrecer la mejor usabilidad ni interfaz de usuario a sus clientes. Este vacío en la oferta fue aprovechado por una variedad de plataformas digitales y neobancos.
Entre estos destaca Qonto, una empresa Fintech fundada en Francia que opera en buena parte de Europa. Su producto es una cuenta de empresa con gestión de gastos para PYMEs y autónomos, con funcionalidades como subcuentas con IBAN dedicado, tarjetas de empresa, análisis de gastos y facturación electrónica.
Su app se caracteriza por la simpleza de su interfaz y está disponible para dispositivos Android a través de Google Play, e iOS, a través del App Store.
Una gran alternativa a Qonto es Revolut Business, una cuenta de empresa multidivisa, especialmente conveniente si procesas pagos en monedas diferentes al euro.
Además de contar con una aplicación móvil disponible para iOS y Android, la cuenta de empresa Revolut Business ofrece algunas de las condiciones más convenientes del mercado, además de funcionalidades de gestión de gastos y de equipos de trabajo, tarjetas de empresa multidivisa y un sinfín de herramientas útiles para la gestión comercial.
¿Eres profesional autónomo?
Es importante señalar que, en la mayoría de los casos, los profesionales autónomos en España no deben contar necesariamente con una cuenta de empresa.
En general, las cuentas en línea para particulares ofrecen condiciones más convenientes que las de empresa, si bien también cuentan con menos herramientas y funcionalidades.
Si únicamente necesitas una cuenta en línea en la que recibir los pagos de tus clientes, consulta nuestra comparativa de las mejores cuentas en línea para autónomos y profesionales.
La gestión comercial es un aspecto cada vez más común en las cuentas de empresa. La posibilidad de añadir usuarios con permisos definidos, de emitir tarjetas de empresa asociadas a subcuentas o incluso a categorías de gasto específicas, de analizar en tiempo real, desde el móvil, los gastos de tus empleados y colaboradores, tiene un potencial muy grande en cuanto a la facilidad y comodidad administrativa.
Facturación electrónica
En España, toda actividad comercial que involucre un pago o un cobro debe estar respaldado por una factura.
La facturación electrónica es una función clave para la administración de un negocio o un comercio, e incluso para los autónomos, que deben facturar por la venta de sus productos y la prestación de sus servicios a sus clientes.
Algunas de las mejores plataformas y neobancos que incluyen soluciones de facturación electrónica optimizadas para móvil son Finom, Revolut y Contasimple.
Square, uno de los principales proveedores de medios de pago, cuenta con una aplicación móvil gratuita llamada Square Facturas, que puedes utilizar para emitir y enviar una cantidad ilimitada de facturas electrónicas a tus clientes.
Cobros presenciales con el móvil: datáfono móvil y Tap to Pay
Una de las direcciones que ha tomado el desarrollo de los datáfonos y terminales de pago en los últimos años es la portabilidad.
Este enfoque derivó en la aparición de datáfonos móviles como el SumUp Air, el Square Reader o el Revolut Reader, terminales pequeños y livianos que permiten procesar pagos con tarjeta y funcionan enlazados a un móvil conectado, a su vez, a internet.
Revolut Reader
Square Reader
Sin embargo, la modalidad más novedosa es la de cobro móvil, llamada comúnmente Tap to Pay. Se trata de aplicaciones que te permiten aprovechar la tecnología NFC de tu smartphone para procesar pagos con tarjetas sin contacto o con otros dispositivos móviles asociados a monederos electrónicos.
Por una cuestión de compatibilidad, de momento la mayoría de las aplicaciones Tap to Pay, como TPV Square o myPOS Glass, solo son compatibles con dispositivos Android; sin embargo, la app de Viva Wallet, por ejemplo, es apta para ambos sistemas operativos.
Cobros a distancia: enlaces de pago y códigos QR
Además de cobrar de modo presencial, también puedes utilizar tu móvil para cobrar a tus clientes de forma remota a través de enlaces de pago y de códigos QR.
En este caso, lo que haces es generar un enlace de pago o un código QR y enviarlo a tu cliente por correo electrónico o a través de una app de mensajería (como WhatsApp) o de red social (como Instagram). En ambos casos el funcionamiento es similar: el cliente abre el enlace o escanea el código QR, y accede a una pasarela de pago.
Según la aplicación que utilices, tendrás diferentes posibilidades en este sentido, desde crear enlaces de pago reutilizables o de uso único, por montos fijos o abiertos, hasta personalizar el aspecto estético de tus códigos QR.
Dos de las mejores soluciones de pagos en línea son las ofrecidas por Square y SumUp. En ambos casos, los enlaces y códigos QR pueden ir asociados a productos dentro de un inventario, una funcionalidad adicional sumamente práctica, en especial si administrar un negocio con muchos productos y varios canales de venta.
