La digitalización de las operaciones de empresas y comercios es una consecuencia natural de los constantes avances tecnológicos que marcan nuestro tiempo. A la vez que nuevos medios de pago surgen y se popularizan, la facturación electrónica se vuelve cada vez más la regla, en lugar de la excepción.
En España, al igual que en gran parte de la Unión Europea, la facturación electrónica es obligatoria desde el año 2019 para las transacciones B2G (Business to Government), es decir, entre actores del sector privado (empresas y comercios) y administraciones públicas.
Ahora, formalizado en la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como Ley Crea y Crece, se establece la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en España en las relaciones entre empresas y autónomos, es decir, en las transacciones B2B (Business to Business).
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
En concreto, la Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, define los tiempos de aplicación, a contar desde la aprobación de la reglamentación técnica definitiva, cuya fecha límite se cumplió el pasado 29 de marzo de 2023:
- Las empresas y autónomos con una facturación anual superior a los 8 millones de euros tienen 1 año para adoptar la facturación electrónica en sus relaciones B2B.
- Las empresas y autónomos con una facturación anual inferior a los 8 millones de euros cuentan con un plazo de 2 años para adoptar la facturación electrónica en sus relaciones B2B.
Así, podemos decir con bastante certeza que las PYMES y los autónomos no estarán obligados a realizar facturas electrónicas en sus transacciones con otras PYMES y autónomos hasta la primavera del 2025.
Lo que no significa, como veremos, que no existan ventajas en la implementación temprana de la facturación electrónica.
Requerimientos de la Ley Crea y Crece
Si bien la regulación técnica oficial de la Ley Crea y Crece no ha sido publicada a la fecha de la publicación de este artículo, cabe adelantar algunos requerimientos establecidos en el mismo texto de la ley que serán de aplicación una vez que entre en vigor la obligatoriedad.
En concreto, a partir de la entrada en vigor de la obligatoriedad de la facturación electrónica en España, las empresas y los autónomos estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas en todas sus relaciones comerciales B2B, es decir, con otras empresas y autónomos.
A su vez, las empresas también deberán emitir facturas electrónicas en sus relaciones B2C (Business to Consumer), es decir, con consumidores particulares, siempre que estos lo acepten o lo soliciten expresamente. Sin embargo, existen algunas excepciones previstas para esta obligatoriedad, como es el caso de agencias de viaje o tiendas de venta al detalle.
Los proveedores de servicios de facturación electrónica, así como las empresas y autónomos que gestionen sus propias soluciones de facturación electrónica, deberán poder garantizar la interconexión e interoperabilidad entre las distintas plataformas de forma gratuita.
Además, empresas y autónomos deberán brindar información relativa a los estados de las facturas y mantener la disponibilidad del acceso a estas durante un periodo de 4 años.
Acorde a lo establecido en la Ley General Tributaria, las facturas electrónicas deberán respetar los principios de «integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.»
Por su parte, los receptores de las facturas electrónicas no podrán imponer a los emisores el uso de una solución o plataforma específica para la facturación electrónica.
Finalmente, la Ley Crea y Crece prevé una multa de hasta 10.000 euros para aquellas empresas y autónomos que la incumplan, en especial aquellas que fallen en ofrecer a los usuarios y clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o que no permitan el acceso a estas luego de concluida la relación comercial.
Los beneficios de la facturación electrónica
Como ya hemos comentado, la facturación electrónica no será obligatoria para las pequeñas y medianas empresas hasta los primeros meses del 2025.
Sin embargo, no es necesario esperar dos años para adoptarla, ya que existen beneficios tangibles e inmediatos para las PYMES y los autónomos que se pasen a la facturación electrónica de forma anticipada:
- Reducción de costos
- Disminución del impacto ambiental
- Optimización de procesos administrativos
- Más valor añadido para los clientes
- Mayor transparencia
Al adoptar la facturación electrónica, las empresas emisoras reducen en gran medida el uso de papel, lo que se traduce, además, en una disminución del impacto ambiental asociado a su actividad.
En efecto, imprimir facturas en papel es más costos que simplemente generarlas y enviarlas de forma digital; pero el ahorro también viene del lado del tiempo.
La digitalización de la facturación forma parte del proceso integral de digitalización de las empresas y, como tal, aprovecha herramientas digitales cada día más potentes, personalizables y automatizadas.
La automatización es una de las grandes ventajas de digitalizar los procesos administrativos y contables en las empresas, ya que reduce los tiempos de gestión y las incidencias de errores humanos.
Por otro lado, es importante ofrecer a los clientes las mismas soluciones que están acostumbrados a recibir de parte de la competencia. Dar a los clientes la posibilidad de recibir sus facturas en formato digital es un valor añadido en la oferta de cualquier empresa.
Por último, las empresas y los autónomos que adoptan la facturación electrónica presentan una mayor transparencia en sus relaciones comerciales, tanto con otras empresas y autónomos, como con sus clientes y consumidores finales.
Este aspecto, que puede resultar una ventaja competitiva hoy en día, terminará por convertirse en un estándar general.
¿Cuáles son las mejores soluciones en España?
La obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y administraciones públicas impulsó la aparición de un gran número de soluciones de facturación electrónica en España.
Entre estas, unas cuantas destacan por sus costos, por la simplicidad de su interfaz, por sus aspectos de valor añadido y, lo que no es menos, por su atención a las exigencias legales vigentes en el país.
Uno de los proveedores más populares para la emisión de facturas electrónicas en España es B2BRouter, que ofrece un plan gratuito con envío ilimitado de facturas, aunque con un periodo demasiado corto de acceso y disponibilidad (tan solo 3 meses). Para aprovechar las funcionalidades avanzadas, es necesario suscribirse a uno de sus planes de pago, de los cuales el más económico cuesta 100 euros al año.
Alternativamente, 2 de los proveedores de soluciones de pago más populares en España, Square y SumUp, también ofrecen servicios de gestión de facturas electrónicas. Ambos presentan opciones gratuitas, aunque con marcadas diferencias.
En su plan gratuito, SumUp Facturas permite la emisión de tan solo 4 facturas al mes, con una comisión por factura pagada en línea de 1,95 %; comisión que se reduce a 0,98 % en su plan de pago de 8 euros al mes, con el que puedes enviar un número ilimitado de facturas electrónicas.
Por su parte, el servicio de Facturas Square ofrece la emisión ilimitada de facturas electrónicas incluso en su plan gratuito, aunque la comisión por transacción es de 2,5 %. Aunque el plan de pago cuesta 20 euros al mes, muchas de las funcionalidades avanzadas, como la gestión de informes y clientes o el envío ilimitado de presupuestos, están disponibles también en el plan gratuito.
Otras soluciones populares en España son las ofrecidas por Qonto, Edicom y ZeroComa, si bien es previsible la aparición de nuevos proveedores de servicios de facturación digital en los próximos años, así como la especialización de los servicios ya existentes en la actualidad.
El Kit Digital para PYMES y autónomos
Un aspecto interesante dentro del panorama de la digitalización de las PYMES en España es el Kit Digital, el programa de ayudas para pequeñas empresas, microempresas y autónomos creado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
¿Qué relación hay entre el Kit Digital y la facturación electrónica? El Kit Digital prevé una ayuda de entre 1.000 y 2.000 euros para promover la adopción de la facturación electrónica; ayuda o subvención que depende, principalmente, del tamaño de la empresa.
En este sentido, las soluciones que funcionen dentro del marco del Kit Digital, como es el caso de B2BRouter, por ejemplo, contarán con una ventaja importante respecto a las que no.
En conclusión, es indiscutible que la adopción de la facturación electrónica será cada vez más generalizada y que el papel, de a poco, quedará obsoleto. Así, incluso en el caso de pequeñas empresas y autónomos, no hay razón para retrasar el paso a la digitalización.
