¿Qué es una factura proforma?

Las facturas son un aspecto esencial de los negocios, pero, antes de enviar una factura oficial, es posible que tengas que ofrecer una factura proforma. ¿Qué es esto?

Mientras que una factura es un documento vinculante donde se solicita el pago de los productos o servicios entregados, una factura proforma es un documento preliminar muy similar, pero con cierto margen de ajuste, y sin valor contable de cara a Hacienda.

Una factura proforma incluye:

• Fecha de emisión
• Descripción de los productos y servicios
• Precio (incluyendo impuestos y tarifas) previsibles de cara a la factura final
• Información completa de la empresa y del cliente

La factura proforma se envía después de que un cliente haya accedido a realizar algún tipo de negocio, pero necesita un presupuesto más preciso con un borrador completo del servicio y los detalles de su precio.

Se diferencia del presupuesto en el hecho de que un presupuesto es más flexible y no es legalmente vinculante.

Una factura normal se diferencia de la proforma porque no incluye necesariamente una numeración y porque clarifica en su encabezado que se trata de una ‘proforma’.

Cuando se hayan entregado los servicios o bienes, la empresa puede emitir una factura real y solicitar formalmente el pago.

La factura proforma no se puede utilizar con fines contables o fiscales. Su legalidad pasa por el hecho de que confirma un encargo, con un cálculo de costes que todavía tiene cierto margen de maniobra, pero que ya es vinculante de cara a suministrar los productos o servicios solicitados por el cliente.

En caso de impago, entonces, la factura proforma puede utilizarse para establecer una reclamación al cliente.

Diferencias entre la factura proforma y otros documentos

Para explicar la facturación proforma, vamos a ver sus diferencias entre otros tipos de documentos similares.

Presupuesto: Un presupuesto es una estimación informal y no vinculante del precio de un servicio por el que se pregunta.

Puede que la empresa no disponga de todos los detalles necesarios para ofrecer un presupuesto exacto en esta instancia inicial, así que el presupuesto solo sirve para dar una estimación inicial del coste que podrá ajustarse más adelante.

Factura proforma: Cuando el cliente haya accedido a seguir adelante con la contratación del servicio o la compra de los productos, se puede enviar una factura proforma para proporcionar un coste más exacto del producto/servicio basado en una visión detallada de los requisitos del cliente.

Debe etiquetarse claramente como «factura proforma». Se pueden aplicar cambios antes de que se convierta en una factura completa, pero ya es legalmente vinculante para con el cliente, y puede utilizarse para reclamar un impago.

Factura: Una factura es el documento final, legalmente vinculante de cara a Hacienda, que acredita la transacción realizada entre la empresa y el cliente.

A diferencia de una factura proforma, una factura debe tener un número de factura secuencial y puede utilizarse con fines contables y tributarios, algo que los otros documentos no permiten.

Cuando se haya pagado una factura, la empresa tendrá que ofrecer un recibo de venta.

Ejemplos de uso

Las facturas proforma sirven para estos fines.

Dar claridad a los clientes sobre todos los costes, incluidos los gastos de envío y otros cargos adicionales. El desglose detallado de los precios evita los gastos sorpresa que, de otro modo, el cliente podría negarse a pagar en el momento de la entrega de los productos o servicios.

Acuerdo sobre los servicios que se van a prestar, abierto a ligeras modificaciones antes de la entrega final. Por ejemplo, un artista puede proporcionar una factura proforma por adelantado para un retrato personalizado, y emitir una factura definitiva cuando el retrato quede a gusto del cliente.

Declarar el valor de las mercancías para la aduana cuando se envían artículos a nivel internacional. Una factura proforma ayuda a que el paquete pase por la aduana más rápidamente, ya que detalla el peso, el tamaño, los gastos de envío y otros detalles cruciales para las autoridades.

Establecer un acuerdo legalmente vinculante entre el cliente y la empresa. Cuando se emite la factura proforma, el cliente asume el pago posterior de la cantidad acordada, y la empresa entonces puede incurrir en sus gastos de producción con la tranquilidad de saber que los recuperará más adelante. En caso de impago, la factura proforma puede utilizarse para reclamar el importe adeudado.

Las facturas proforma pueden crearse utilizando un software especializado, o hacerse manualmente.