Una factura y un recibo tienen dos propósitos distintos. Pueden parecer documentos intercambiables, pero es importante entender sus diferencias para poder usarlos de manera correcta.
Una factura es básicamente un documento legal que solicita el pago de productos o servicios recibidos. Especifica los artículos adquiridos y puede incluir una fecha de vencimiento del pago. Se puede usar como confirmación de una venta (no del pago), y obliga al cliente a pagar antes de la fecha de vencimiento indicada.
El recibo, por el contrario, es solo un documento que sirve como prueba de pago de los artículos que figuran en él, y está más orientado a los clientes particulares. Las empresas solo emiten un recibo cuando se recibe un pago, y, por ley, debe ofrecerse un recibo por cada transacción (incluso si el cliente no lo necesita).
Vamos a ver con más detalle los requisitos de cada documento.
Características de las facturas y los recibos
Existen ciertos requisitos legales para las facturas y los recibos.
Una factura debe contener:
También debe indicarse con claridad el concepto de ‘factura’ en el título del documento, y pueden añadirse las instrucciones de pago, por ejemplo incluyendo los datos de la cuenta bancaria.
El número de la factura debe formar parte de una secuencia de números consecutivos (por ejemplo, 001, 002, 003 y no 001, 003, 005, etc.).
Un recibo, en cambio, solo necesita incluir:
Debe indicar claramente el concepto ‘recibo’ en su encabezamiento. También puede incluir un saldo pendiente si solo se ha realizado un pago parcial.
Un recibo no incluye los datos del cliente, sino solo los de la empresa que recibe el pago. También deben incluirse los artículos adquiridos y el IVA correspondiente de cada uno y del total.
¿Cuándo emitir cada documento?
Hay diferentes etapas en un proceso de venta, y cada documento responde a una etapa específica.
Las facturas se emiten cuando se ha suministrado el producto o servicio solicitado por el cliente (a diferencia de las facturas proforma).
Así, la factura sirve como una especie de contrato de venta que obliga a la empresa a suministrar sus bienes o servicios y al cliente a pagarlos en una fecha determinada, y puede utilizarse además para las gestiones tributarias del IRPF, en el caso de que se contrate a un autónomo. Suele emitirse entre diferentes empresas, pero puede omitirse para los clientes particulares.
Los recibos, en cambio, se deben emitir obligatoriamente siempre que un cliente particular realice una compra en cualquier negocio. De esta manera, la empresa puede responder a esos ingresos ante la agencia tributaria, incluso si el cliente no necesita un comprobante. Sin embargo, no es necesario que estos documentos cuenten con la información del cliente.
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