Pleo: opiniones sobre la plataforma para gestionar los gastos de la empresa

Visión general del servicio

Empecemos por aclarar que Pleo no es una cuenta bancaria, sino una solución para gestionar los gastos de la empresa a través de una plataforma en línea, una aplicación móvil, tarjetas de empresa para los empleados y tarjetas de combustible emitidas para vehículos específicos.

¿Cuál es la diferencia con una cuenta corriente? Que no puedes hacer transferencias (solo las recibes, para recargar tu saldo), no puedes solicitar créditos ni préstamos. En otras palabras, Pleo se utiliza para gestionar y distribuir el presupuesto mediante tarjetas de empresa, para controlar los pagos y los recibos en tiempo real.

Como veremos en el apartado de los costos, se trata de un servicio de suscripción mensual, aunque también ofrece un plan básico sin cuota, con funcionalidades limitadas.

¿Es fiable? Sí. Pleo Financial Services es una Entidad de Dinero Electrónico autorizada a operar por la autoridad financiera danesa (su casa central está en Copenhague, Dinamarca). Los fondos depositados por las empresas en sus cuentas Pleo se almacenan en J. P. Morgan, y las tarjetas se emiten bajo licencia de Mastercard.

En Europa son más de 20.000 las empresas que confían en Pleo para simplificar la gestión de sus gastos y reembolsos, incluyendo marcas conocidas como JustEat, Woolrich, HelloFresh y Too Good To Go.

Si buscas un método para asignar presupuestos a tus empleados y tener, a su vez, un control total sobre tus gastos, Pleo te ofrece las herramientas para conseguirlo. Si, por el contrario, buscas una cuenta empresarial clásica, echa un vistazo a la comparativa de las mejores cuentas de empresa de España.

Funciones y servicios de Pleo

Descubramos cuáles son las principales características y funcionalidades de la plataforma:

Tarjetas de empresa para los empleados: La distribución del presupuesto de los empleados y de los contratistas externos es gestionada por el administrador (el que se registra en nombre de la empresa) a través de las tarjetas de empresa físicas y virtuales.

Las tarjetas físicas pueden utilizarse para pagar en comercios, hacer pagos en línea y retirar dinero en efectivo de cualquier cajero automático, siempre dentro de los límites establecidos por el administrador. Las tarjetas virtuales, en cambio, pueden utilizarse solo para pagar en línea.

Imagen: Mobile Transaction

Límites de gasto individuales: A partir del plan Essential es posible establecer un límite de gasto por tarjeta individual. Por lo tanto, el administrador puede asignar un presupuesto diferente a cada empleado.

También es posible solicitar tarjetas de combustible para el transporte de la empresa. La tarjeta de combustible se puede asignar a una persona o a un vehículo en particular, en caso de que lo utilicen varias personas.

Este tipo de tarjetas solo se habilitan para pagar por combustibles y por compras realizadas en las áreas de servicio de las gasolineras.

Recibos en tiempo real: Una de las funcionalidades más útiles que ofrece Pleo es la que refiere a la carga instantánea de recibos, facturas, justificantes y comprobantes de pago.

Cada vez que un empleado utiliza su tarjeta Pleo, recibe un recordatorio automático, en su teléfono móvil, de que debe subir una foto del recibo. La carga se realiza, simplemente, tomando una fotografía a través de la aplicación de Pleo.

El administrador puede controlar los gastos de todos los titulares de tarjetas de la empresa en tiempo real, ver los recibos y, en caso de que no los hayan subido, recordarles que lo hagan, con solo un clic.

Es un sistema diseñado no solo para agilizar la revisión de los gastos, sino también para hacer más segura la distribución de los fondos de las empresas.

Imagen: Mobile Transaction

Reembolso de gastos adelantados: Pleo también piensa en los empleados sin tarjeta de la empresa, es decir, en aquellos que pueden adelantar ocasional o periódicamente gastos de la empresa de su propio bolsillo y, por tanto, solicitar luego su reembolso. El administrador tiene la opción de crear perfiles para ellos sin asignarles tarjetas de empresa.

Cuando un usuario adelanta un gasto pagando con su propia tarjeta, en efectivo o con otro método de pago personal, puede añadir manualmente la transacción en la sección de bolsillo de la aplicación Pleo indicando todos los detalles y sacando una foto del recibo.

La solicitud de reembolso llega al administrador en tiempo real, y este revisa los detalles y decide si autoriza o no el reembolso.

Imagen: Mobile Transaction

Imagen: Mobile Transaction

Nos resulta muy cómoda la posibilidad de buscar cada negocio según palabras clave, como se muestra en la imagen anterior. Seleccionando la empresa en cuestión de la lista, se registra automáticamente toda la información relevante.

Una vez autorizado por el administrador o el auditor, el reembolso se realiza de la cuenta Pleo a la cuenta bancaria del empleado, demorando normalmente unos pocos días laborales (para ello, el empleado debe introducir su IBAN en su perfil de la aplicación móvil o de la plataforma web); a su vez, el empleado reembolsado recibirá una notificación del reembolso.

Más allá de la comprobación y la autorización, el procedimiento es bastante rápido y automatizado: basta con pulsar un botón para confirmar y enviar el reembolso.

Costos, comisiones y servicios incluidos

Pleo ofrece tres planes diferentes: Starter, Essential y Advanced.

Mientras que el primero es gratuito (sin cuota fija), con los otros puedes elegir entre facturación mensual y facturación anual. Esta última requiere el pago por adelantado de un año completo, pero supone un ahorro en el costo total.

Todos los planes tienen en común las siguientes características:

• Tarjetas físicas y virtuales compatibles con Google Pay, y Apple Pay.
• Seguimiento de los gastos en tiempo real.
• Informes de gastos automatizados.
• Integración con sistemas contables.

Estas funciones son claramente básicas, razón por la que están presentes también en el plan Starter, sin costo fijo.

Es con los otros planes (Essential y Advanced), sin embargo, que se llega al corazón del servicio, con niveles mucho más avanzados de gestión de las finanzas de la empresa, así como de asistencia al cliente por parte de Pleo:

Observemos rápidamente las diferencias más importantes entre los planes:

• Con el plan básico (Starter) tienes un número máximo de 3 tarjetas de empresa y 3 usuarios, sin posibilidad de añadir más. Además, los límites de gastos no se pueden personalizar por tarjeta, a diferencia de los otros planes, que sí cuentan con esta función.
• Con Starter tampoco se pueden realizar análisis de gastos, pero sí que se pueden configurar integraciones con sistemas contables.
• Solo los planes Essential y Advanced permiten el reembolso de gastos adelantados por los empleados (incluso aquellos que no tienen una tarjeta Pleo).
• Mientras que la versión gratuita de Pleo ofrece un servicio de atención al cliente básico, Essential y Advanced cuentan con un servicio de atención vía chat en tiempo real. A su vez, solo los usuarios Advanced tienen acceso a la asistencia telefónica y por correo electrónico, y a un mayor nivel de apoyo en la etapa inicial de configuración.

Una nota sobre los usuarios adicionales para aclarar lo que se muestra en la tabla: El costo indicado en la tabla es mensual y se aplica por usuario adicional (a partir del cuarto); la cuota mensual por usuario depende del número total de usuarios añadidos, según los «paquetes» de usuarios indicados en la tabla.

Por ejemplo: Con el plan Essential con facturación anual pagamos 35 euros al mes con 3 usuarios incluidos. Con la incorporación de un cuarto usuario, pagamos 12 euros más al mes (es decir, 47 euros); con un quinto usuario, pagamos otros 12 euros más al mes (en total, 59 euros), y así sucesivamente hasta el décimo usuario. A partir del usuario número 11, la tarifa para todos los usuarios adicionales baja a 10 euros.

Estas son las comisiones previstas por algunas operaciones y servicios:

Las tarjetas Pleo permiten retirar dinero en efectivo (si el administrador lo permite). Mientras que con Essential y Advanced la operación es gratuita, las extracciones son muy desaconsejables para los usuarios de Starter, ya que tendrían que pagar hasta 5 euros por retiro (una comisión exagerada que provoca que, de hecho, retirar dinero sea inaccesible excepto en situaciones de emergencia).

El reembolso de los gastos adelantados por los empleados está disponible en los planes Essential y Advanced, pero no es gratuito. Cada reembolso cuesta un 0,9% del importe reembolsado, aunque con un límite máximo de 1 euro.  Considerando el costo y la tarifa sobre los usuarios adicionales, se trata, en nuestra opinión, de un gasto evitable.

No se cobra un extra por conceder un acceso dedicado al contable de la empresa, pero solo en los planes pagos. Con Starter esta funcionalidad es opcional y cuesta 9 euros al mes, lo que no resulta demasiado conveniente, especialmente en el caso de empresas pequeñas.

Contabilidad e integración con servicios de terceros

En calidad de sistema de gestión de gastos de la empresa, Pleo también busca simplificar la transferencia de información a la contabilidad. Lo hace de diversas maneras, empezando por el sistema de categorías y etiquetas.

En la sección de Configuración, el administrador puede añadir categorías y etiquetas personalizadas que se ajusten a todos los gastos.

También se pueden añadir tipos de IVA personalizados. En España, por ejemplo, existen 3 tipos de IVA: el superreducido (4%), el reducido (10%) y el general (21%). Los índices creados pueden ajustarse posteriormente a los gastos.

Imagen: Mobile Transaction

El empleado que ha realizado la compra (o, posteriormente, el administrador o el contador), puede desglosar el gasto para aplicar el índice de IVA correcto según corresponda a cada bien adquirido y servicio contratado.

Para el empleado, basta con seleccionar el gasto en la aplicación, definir las etiquetas adecuadas que coincidan con él y cambiar el importe de cada etiqueta que coincida con el gasto. El contador, por su parte, dispone de un sistema más cómodo, a través de la plataforma web.

El informe de gastos se puede exportar fácilmente para verlo en cualquier dispositivo o para imprimirlo. Se selecciona el periodo de interés y se cliquea en el botón de descarga, o bien se envía a una dirección de correo electrónico.

Imagen: Mobile Transaction

Para optimizar aún más la contabilidad, las empresas que utilicen algunos de los programas informáticos (por ejemplo, contables) compatibles con Pleo tienen la opción de sincronizarlos con la plataforma.

Los gastos y los recibos se transfieren automáticamente al sistema contable, evitando el riesgo de errores y agilizando los procedimientos.

En España, en la actualidad, los sistemas compatibles con Pleo son Holded, Xero, QuickBooks, DATEV, Microsoft Business Center y Sage.

Conectar la plataforma de gestión de gastos con uno de estos softwares contables es muy fácil. En la página de Configuración de Pleo, se selecciona el elemento Contabilidad, se elige el sistema y se siguen unos breves pasos según se indica en pantalla (inicio de sesión y autorización de ingreso).

Asistencia al cliente y opiniones de usuarios

¿Cómo puedes contactar al servicio de atención al cliente de Pleo? En la actualidad, Pleo ofrece a sus clientes cuatro modalidades para obtener asistencia, de los cuales uno está dedicado únicamente para usuarios Advanced:

• Centro de ayuda
• Chat en vivo
• Correo electrónico
• Teléfono (solo para Advanced)

El centro de ayuda no es más que una sección del sitio web de Pleo dedicada a responder a las preguntas más frecuentes. Ofrece respuestas directas organizadas en áreas temáticas (por ejemplo, registro, gestión de cuentas, contabilidad, etc.).

Si bien en algunos idiomas el centro de ayuda aparece un tanto incompleto, en español cuenta con una aceptable cantidad de contenido, aunque puede fallar en atender a problemas muy puntuales y termina por ser más una guía de uso que un centro de resolución de problemas.

El chat en vivo es accesible desde la aplicación móvil y desde la plataforma web.

Comienza con respuestas automáticas de un bot, pero si el usuario no está satisfecho con estas, tiene la opción de solicitar la intervención de un asistente en vivo (cosa que sucede bastante, ya que las respuestas del bot remiten indefectiblemente al centro de ayuda).

El tiempo medio de espera indicado por Pleo para este tipo de asistencia es de 20 minutos.

El chat es, en estos momentos, el único canal de comunicación disponible para recibir asistencia instantánea con el que cuentan los usuarios Starter y Essential. La asistencia telefónica solo está disponible para los usuarios del plan más caro.

¿Qué dicen los usuarios sobre el servicio y su asistencia? La empresa lleva apenas un par de años operando en España y si bien no cuenta con tantas reseñas, la gran mayoría son positivas y destacan el alivio operacional que supone contar con Pleo para la gestión de gastos en la empresa.

Lo mismo se repite en otros países: la valoración general de Pleo se mantiene en un alto nivel de satisfacción por parte de los usuarios, pero de todas maneras creemos que vale la pena prestar atención a algunas de las críticas para entender también los aspectos negativos del servicio.

Entre las opiniones más equilibradas observamos un buen grado de satisfacción, pero al mismo tiempo reportes de mal funcionamiento de la integración con Xero y de la función Fetch, es decir, la importación automática de las facturas recibidas en el correo electrónico de la empresa.

Otros problemas tienen que ver con el no reconocimiento de las cuentas de correo electrónico gratuitas (por ejemplo, Gmail), por lo que a menudo uno se ve obligado a ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente para completar (o, más bien, comenzar) el registro.

Guía para abrir una cuenta en Pleo

Pleo está disponible para cualquier empresa española debidamente registrada, pero debemos aclarar que, al menos en la actualidad, el servicio no está disponible para autónomos y profesionales.

Para abrir una cuenta, visita el sitio web oficial de Pleo, haz clic en Empezar e indica la dirección de correo electrónico de la empresa (que se utilizará más tarde para iniciar sesión y para comprobar tu identidad).

En unos momentos apenas, recibirás un correo electrónico con un enlace para continuar el proceso de registro.

A tener en cuenta: a la persona que realice el registro la plataforma le asignará automáticamente el rol de administrador.

El primer paso es verificar la identidad del administrador. Es necesario subir un documento de identidad para esto: DNI, carnet de conducir o pasaporte.

Completado este procedimiento, el administrador puede acceder a Pleo e ingresar a otros usuarios de la empresa (se requerirá la comprobación de identidad de cada uno de los usuarios ingresados).

La comprobación de identidad tarda unos pocos días laborales y el resultado se comunica por correo electrónico. Si no recibes el correo electrónico, comprueba tu carpeta de correo no deseado antes de ponerte en contacto con el servicio de asistencia.

Para no extender el tiempo de comprobación más de la cuenta, te recomendamos que cargues imágenes claras y legibles de tus documentos. De lo contrario, se te pedirá que repitas la carga y que esperes a que los verificadores controlen tus documentos de nuevo.

Nuestra opinión

Hemos probado la fiabilidad de Pleo en esta revisión. Nuestra prueba reveló muchos aspectos positivos del servicio, pero también algunos puntos débiles a tener en cuenta.

Las funcionalidades disponibles en la plataforma simplifican, sin dudas, la gestión de gastos de la empresa, especialmente en lo que se refiere a la distribución del presupuesto entre empleados y colaboradores.

El punto fuerte de Pleo son sus tarjetas de empresa: el administrador de la cuenta puede solicitar y asignar tarjetas a los empleados y demás miembros del personal; cada titular de una tarjeta de la empresa tendrá su propio perfil en la plataforma, al que podrá acceder para cargar recibos y facturas; y, quizás lo mejor, el administrador puede definir fácilmente límites de gasto específicos para cada tarjeta de empresa.

Además del control de gastos en tiempo real y el registro instantáneo de los recibos, Pleo dispone de la función Fetch, para obtener automáticamente las facturas procedentes de los correos electrónicos de la empresa, que es igualmente muy útil, pero que debe mejorar: por el momento no es del todo eficaz y, por lo tanto, poco fiable, como han señalado varios usuarios.

También es necesario que mejoren los canales de asistencia. Si bien el centro de asistencia en español está más completo que en otros idiomas, la única manera de contactar con un asistente para solucionar un problema si no eres un usuario Advanced es a través del chat en vivo, y eso luego de lidiar con las respuestas automáticas de un bot.

En cuanto al costo, Pleo dispone de un plan gratuito (sin cuota mensual), pero con bastantes restricciones, que solo es adecuado para empresas pequeñas con un número muy limitado de personal (no se pueden superar los 3 usuarios ni las 3 tarjetas), y al que también faltan algunas funciones básicas de gestión. En nuestra opinión, a pesar de la ausencia de costos fijos, no es una solución de gestión atractiva.

Las ventajas principales aparecen a partir del segundo plan (el primero de pago), Essential, con una tarifa ya bastante elevada (35 o 39 euros al mes, según el tipo de facturación elegido), con 3 usuarios incluidos, pero con la posibilidad de añadir una cantidad ilimitada de usuarios pagando una cuota mensual adicional por cada uno.

En definitiva, Pleo se presenta como una solución adecuada para todo tipo de empresas, desde PYMES hasta grandes corporaciones. Prueba de ello es la reducción de la cuota de las tarjetas adicionales: cuanto mayor sea la cantidad de usuarios registrados, menor será el costo mensual individual por usuario.

No se trata, en todo caso, de una política tarifaria favorable para empresas pequeñas, que en cambio pueden encontrar mejores soluciones en Soldo o Qonto.