Soldo: gestión de gastos de la empresa con tarjetas para empleados

¿Qué es Soldo? Una visión general del servicio

Soldo es una solución para gestionar todos los aspectos de los gastos de la empresa y, en particular, para simplificar el control mediante el uso de tarjetas prepago para los empleados.

El administrador de la cuenta, es decir, el titular de la empresa, o la persona encargada, tiene la posibilidad de definir reglas y límites de gasto para cada tarjeta de empresa, evitando así cualquier clase de uso no autorizado.

En términos técnicos, Soldo Financial Services es una entidad de dinero electrónico que opera en toda Europa bajo el control del Banco Central de Irlanda.

En otras palabras, no se trata de una cuenta corriente, ni puede sustituir a una cuenta bancaria.

Es una solución segura y fiable. Los fondos depositados por los usuarios se mantienen en Europa, en los sistemas de los bancos más grandes de cada país: las empresas que utilizan Soldo están protegidas en el hipotético caso de que la empresa irlandesa se declare insolvente.

El sistema de prepago de Soldo es utilizado por algunas de las grandes empresas europeas como Gallo, Bwin, la italiana Rai y las británicas Secret Escapes y Clarkebond, solo por nombrar algunas.

Funciones y características

Descubramos ahora cuáles son las características y las funcionalidades del servicio.

Atención: la disponibilidad de las funcionalidades depende del plan elegido (Start, Pro o Premium).

Tarjetas corporativas de prepago: El administrador de la cuenta puede solicitar tarjetas corporativas (físicas o virtuales) para distribuirlas entre los socios, empleados y colaboradores, según sus necesidades y preferencias.

Al tratarse de tarjetas Mastercard, se garantiza su usabilidad y aceptación en todo el mundo para pagos en tiendas físicas o en línea, así como para retiradas de dinero en efectivo.

Se ofrecen dos tipos de tarjetas: de empleado (nominativas) o de empresa (no nominativa). Las primeras son ideales para los miembros del personal que regularmente incurren en gastos relacionados con la empresa, mientras que las segundas son perfectas para los departamentos, equipos y proyectos, ya que pueden ser compartidas por diferentes miembros de un grupo.

Imagen: Soldo

Reglas de gasto: Una vez añadidos los fondos a la cuenta de Soldo, el administrador gestiona la distribución del presupuesto de cada tarjeta desde la misma plataforma web.

Cada tarjeta puede tener su propio presupuesto y sus propias reglas de gasto personalizados. Por ejemplo, se puede definir que una determinada tarjeta no pueda usarse en una categoría particular de comercio, o para retiradas de dinero en efectivo, etcétera.

Con el plan básico (Start), solo es posible definir un límite para cada tarjeta, mientras que en los planes Pro y premium, la personalización llega hasta las categorías de gasto, las modalidades de pago y los límites por región geográfica.

Tarjetas de carburante: al igual que las tarjetas prepago no nominativas para equipos y proyectos (tarjetas de empresa), las tarjetas de carburante se asignan a un vehículo determinado, y no a una persona en particular. Por lo tanto, puede ser compartida por todos los empleados que utilicen el vehículo asignado a la tarjeta.

Este tipo de tarjeta solo puede utilizarse para pagar por los gastos relacionados con el vehículo. También en este caso existe un cierto nivel de personalización de las reglas de gasto disponible para las tarjetas: el administrador puede elegir si autoriza otros tipos de gastos asociados al vehículo (aparcamiento, peajes, etc.) además de la gasolina.

Imagen: Soldo

Equipos, roles y permisos: La jerarquía de usuarios posibilita otro nivel de personalización de las reglas de gasto.

Cada usuario puede ser etiquetado como Empleado, Gestor o Administrador. Cada uno de estos roles se corresponde con determinados permisos operativos dentro de la plataforma de Soldo.

El rol de empleado concede únicamente acceso a la información personal y a los gastos. El gestor, por su parte, puede visualizar la actividad de los usuarios (empleados) que gestiona, así como modificar sus límites y reglas de gasto.

El administrador tiene acceso a la totalidad de los movimientos, a la distribución del presupuesto y a las reglas de gasto. Sin embargo, solo el Superadministrador puede cambiar la jerarquía de los usuarios, así como sus permisos.

Imagen: Soldo

Gastos preaprobados: Esta función es particularmente útil cuando un empleado incurre en gastos de empresa de manera ocasional. En este caso, el administrador puede activar fácilmente una tarjeta virtual temporal, con 7 días de validez.

Con la tarjeta temporal se pueden realizar un máximo de 10 transacciones. El titular de la tarjeta envía una solicitud de gasto a su gestor a través de Soldo; al aceptarla, el gestor autoriza a la tarjeta prepago temporal a efectuar el gasto.

El uso de este tipo particular de tarjetas de empresa prepago elimina el clásico reembolso de los gastos adelantados por los empleados, lo que proporciona a Soldo la posibilidad de llevar un control completo, incluso sobre los gastos ocasionales.

Suscripciones: Soldo ofrece una herramienta eficaz para controlar los gastos fijos mensuales como, por ejemplo, las suscripciones con débito automático asociadas a una tarjeta.

En una única página se pueden controlar los pagos recurrentes, filtrados por periodo y por empresa. Para garantizar que siempre haya fondos suficientes para los gastos fijos mensuales, el administrador puede establecer notificaciones de saldo mínimo.

Costos y comisiones

Soldo cobra una cuota mensual por cada tarjeta solicitada. La excepción a esto se da en el plan básico (Start), que no tiene cuota fija, pero que es muy limitado en su funcionamiento, y que solo es útil para las empresas más pequeñas.

A continuación, resumimos las tarifas mensuales por tarjeta:

Los usuarios Start pueden solicitar hasta 3 tarjetas gratuitas (así como tarjetas adicionales de pago), pero no cuentan con la mayoría de las funcionalidades de los planes de pago: solo pueden establecer límites de gasto por tarjeta y habilitar a los empleados a cargar recibos. Además, solo disponen de tarjetas nominativas.

Con los planes Pro y Premium, la cuota mensual aumenta, pero también así lo hacen las funcionalidades disponibles.

A partir de la suscripción Pro, está disponible la función de revisión y aprobación de gastos, y la creación de tarjetas virtuales, tanto permanentes como temporales.

Solo con Premium es posible obtener monederos y tarjetas multidivisa en euros (EUR), dólares estadounidenses (USD) y libras esterlinas (GBP). Es ideal para las empresas que efectúan transacciones frecuentes en EE. UU. o en el Reino Unido (incluso en línea), a fin de ahorrarse el recargo por el tipo de cambio.

La organización de los departamentos, equipos y proyectos es una función disponible solo en el plan Premium, al igual que los informes avanzados.

Existe, en todo caso, un cuarto plan, llamado Enterprise, que está dedicado a las grandes empresas. Se trata de un plan personalizado, tanto en lo que respecta a los costos mensuales como a las operaciones incluidas, diseñado y ofrecido en función de las necesidades particulares de cada empresa que lo solicita.

Los pagos recurrentes, es decir, las suscripciones, solo están disponibles en Pro y Premium, donde se incluyen hasta 3 y 5 transacciones gratuitas, respectivamente. Por encima de este límite, cada débito automático cuesta 1 euro al mes.

Del mismo modo, tanto en Pro como en Premium se cobra una comisión por la activación de tarjetas prepago de empresa temporales (50 céntimos), pero se incluyen, en todo caso, una serie de tarjetas virtuales libres de comisiones.

No hay ninguna diferencia entre los 3 planes en lo que respecta a retiradas de efectivo. La tasa es elevada (la mínima es de 2 euros), pero por lo demás es comprensible, ya que se trata de un sistema que basa su eficacia y utilidad en las transacciones electrónicas.

Por pagar con moneda extranjera se aplica un recargo del 2 % (Start) o del 1 % (Pro y Premium). Si la transacción es en dólares estadounidenses o en libras esterlinas, como ya hemos mencionado, los usuarios Premium tienen la posibilidad de ahorrarse los recargos con las tarjetas multidivisa.

Contabilidad e integraciones

No son pocas las maneras de simplificar la contabilidad de todos los movimientos a través de Soldo.

Recibos digitales: Los recibos digitales son una funcionalidad menor, pero revolucionaria para una empresa que necesite hacer un seguimiento de sus gastos.

Los empleados titulares de tarjetas pueden obtener credenciales personales para acceder a la aplicación con su propio perfil. Luego de efectuar un pago, pueden abrir la aplicación, seleccionar la transacción en cuestión y tomar una foto del recibo, la factura o el comprobante.

El comprobante del gasto se carga al instante y está disponible para su control (en tiempo real) por parte del administrador, o de la persona delegada para la verificación. Si el empleado no sube el comprobante, el administrador puede establecer recordatorios automatizados.

Imagen: Soldo

Informes de gastos: Los informes pueden consultarse por periodo, por usuario, por equipo o grupo, por tipo de gasto, etc. El administrador cuenta en todo momento con una visión general en la que puede controlar cómo, cuándo y por qué se producen los gastos.

Los informes se pueden exportar fácilmente en varios formatos (PDF, XLS, CSV, QIF, OFX) para enviarlos al contable o para cargarlos en el software de contabilidad.

Integraciones: Soldo es compatible con varios de los principales programas de contabilidad empresarial especializados. La integración permite el intercambio automático de información, de modo que se eliminan (o reducen) las operaciones manuales adicionales.

Por el momento, algunos de los servicios compatibles con Soldo son QuickBooks, NetSuite, Zucchetti, Sage AutoEntry, Xero HubDoc, Dext y Flux.

Atención al cliente y opiniones de los usuarios

Se puede contactar con el servicio de atención al cliente de Soldo por correo electrónico o a través del chat en vivo.

Para obtener una respuesta por correo electrónico hay que esperar un día laborable, mientras que escribiendo en el chat en vivo (accesible tanto desde la aplicación móvil como desde la plataforma web, luego de ingresar al área personal) se puede conversar en tiempo real con un operador.

El chat en tiempo real está disponible de lunes a viernes, de 9 a 19 horas, y los sábados de 9 a 18 horas.

En cuanto a las opiniones, según lo que se puede observar en las reseñas de los usuarios en internet, la valoración del servicio es, en promedio, positiva.

Las críticas se deben principalmente a los meticulosos controles efectuados por Soldo durante el proceso de registro: muchos señalan que se les exige más documentación de la necesaria para realizar las comprobaciones.

Esto, aunque pueda resultar molesto, es necesario para evitar fraudes; al fin y al cabo, este tipo de comprobaciones exhaustivas las exige la propia legislación de la UE contra el blanqueo de capitales.

Cómo abrir una cuenta

El procedimiento para abrir una cuenta en Soldo es rápido y sencillo. Debe hacerlo el propietario (o uno de los propietarios) de la empresa, que asumirá automáticamente el rol de superadministrador dentro de la plataforma, es decir, que será el administrador principal con acceso a todas las funciones de control y de gestión.

Antes de iniciar el registro, es aconsejable contar con la siguiente información:

• Datos personales.
• Número de teléfono móvil.
• Dirección de correo electrónico de la empresa.
• Documento de identidad.
• Prueba de residencia.
• Información general de la empresa.
• Datos personales de otros usuarios.

Estos datos deben pertenecer a la persona que abre la cuenta. Soldo utilizará estos datos para realizar un control de identidad, con el fin de asegurar la veracidad de la información suministrada.

Para evitar que se prolongue el periodo de verificación, recomendamos subir imágenes claras y nítidas. El documento de identidad debe ser perfectamente legible o de lo contrario se exigirá una nueva carga.

Una vez completado el registro, habrá que esperar unos días laborables para recibir la confirmación por correo electrónico, tras lo cual el administrador podrá iniciar sesión con sus credenciales, efectuar la transferencia para añadir fondos a Soldo (la acreditación de los fondos tarda entre 1 y 3 días laborables) y comenzar con la configuración de los usuarios.

Después de añadir usuarios a la plataforma, las tarjetas prepago de empresa se enviarán en unos 7 días laborables, mientras que las tarjetas virtuales se emiten, en la mayoría de los casos, bastante rápido.

A esta altura, con los fondos en el monedero y los usuarios añadidos a la plataforma, el administrador puede transferir las sumas deseadas a las distintas tarjetas prepago de empresa.

Nuestra opinión

Antes de concluir nuestra reseña, vale la pena mencionar, por última vez, que Soldo no es una cuenta corriente bancaria, sino una plataforma para gestionar los gastos de la empresa.

Los administradores de las empresas que ya utilizan esta solución aprecian especialmente la posibilidad de personalizar los límites de gasto individuales, es decir, por tarjeta, así como la digitalización de recibos y facturas.

Los recibos digitales eliminan el procedimiento manual de revisión de gastos y, sobre todo, el tiempo de espera para la carga de los justificantes. El empleado que efectúa un gasto podrá cargar los recibos y las facturas al cabo de unos minutos y, si no lo hace (por la razón que sea), recibirá un recordatorio automático.

El sistema se complementa con la gestión de reembolsos de los gastos adelantados por los empleados (a través de la función de gastos preaprobados) y la elaboración de informes avanzados que permiten, entre otras cosas, hacer un seguimiento de los cargos recurrentes.

En definitiva, se trata de una excelente relación entre precio y calidad.