Hoy en día, un TPV es una herramienta esencial para cualquier comercio que quiera realizar cobros de cara al público, de manera que resulta de gran importancia comprender qué son los TPVs, cómo funcionan y cuáles son sus principales ventajas.
Por eso hemos preparado una guía exhaustiva para explicar en qué consisten, cuál es el software y el hardware que necesitan para funcionar, y qué tipos de TPVs tienes a tu disposición para tu negocio.
Definición de TPV
Las siglas TPV responden a las palabras Terminal Punto de Venta (en inglés, «POS» o «Point of Sale»), y definen toda una serie de dispositivos o sistemas de software destinados a gestionar los cobros y el inventario de una empresa.
En general se los puede encontrar en cualquier comercio que trabaje de cara al público, pero también en empresas que operan de forma remota y venden sus productos al por mayor o mediante envío a domicilio.
En español es frecuente confundir los términos TPV y datáfono. Aunque un datáfono puede formar parte de un TPV, en realidad el datáfono es un dispositivo diferente que simplemente gestiona los cobros mediante tarjeta bancaria.
¿TPV o caja registradora?
¿En qué se diferencia un TPV de una caja registradora?
Pese a que una caja registradora puede tener algunas funciones de registro y se puede utilizar para registrar cobros y calcular el cambio, estas funciones con frecuencia se encuentran limitadas debido a que el software del que dispone es mucho más simple.
Las cajas registradoras no permiten gestionar o controlar el inventario de tu empresa o el historial de transacciones de todos tus puntos de venta de manera centralizada, no pueden tramitar pedidos en un restaurante, no cuentan con la capacidad de conectar dispositivos externos para simplificar el proceso de pago.
Ejemplo de una caja registradora tradicional.
Un TPV, en cambio, opera utilizando un sistema informático que esencialmente es un ordenador, de manera que nos permite gestionar un inventario completo de nuestros productos, calcular ofertas y otras promociones especiales, y conectarse de manera directa a las herramientas de cobro como el cajón de efectivo, el datáfono, o un lector de códigos QR.
Software de un TPV
El software de un TPV es esencialmente lo que hace que el punto de venta funcione.
Por lo general se trata de programas que permiten gestionar todo tipo de operaciones realizadas por un punto de venta, incluyendo compras, devoluciones, descuentos, gestión del inventario y demás.
Además, el software de un sistema TPV permite al punto de venta conectarse a internet y ser accesible desde la red, con lo que pueden gestionarse de manera centralizada diferentes terminales y el inventario común a todos ellos.
Dependiendo de la solución que se elija, puede tener una variedad de funciones para gestionar todos los aspectos de una empresa, o solo algunos de ellos. Es importante tener en cuenta que las funciones disponibles de un Terminal Punto de Venta dependen de la configuración del software, así que es posible incluso contratar TPVs que sean casi tan básicos como una caja registradora estándar. Por eso, a la hora de elegir un sistema de TPV, antes de comprar o firmar un contrato es fundamental asegurarse de que el software incluye todas las funciones que se buscan. En general, cuanto más completa sea la solución, más cara será.
Por último, hay que considerar que la compatibilidad de un TPV con dispositivos externos de terceros, como el datáfono o la impresora, depende también del software y debe ser tenida en cuenta igualmente antes de comprar o alquilar un sistema.
TPV Virtual
Pese a que utiliza el término «TPV» en su nombre, lo que puede causar confusión, un TPV virtual no está destinado a servir para la gestión de un negocio, sino a recibir pagos a distancia.
También conocido como terminal virtual, se utiliza habitualmente en hoteles y restaurantes para recibir un depósito de forma telemática con el propósito de gestionar reservar.
A diferencia de los pagos online más habituales, en los que el cliente realiza el pago de forma automática, el TPV virtual requiere que el comerciante introduzca manualmente los datos de la tarjeta de crédito del cliente, que suelen comunicarse de manera telefónica.
Hardware esencial: ordenador o tablet
El hardware fundamental para el funcionamiento de un TPV es un dispositivo informático que permita gestionar el punto de venta, una pantalla y un sistema de entrada de datos para interactuar con el sistema.
Todo esto puede integrarse en una simple tablet, de manera que podremos operar con el sistema utilizando su pantalla táctil. Por otra parte, también podemos integrar un TPV en un ordenador conectado a una pantalla y a un teclado.
Los dispositivos externos pueden integrarse en el software del TPV para que funcionen juntos y de forma automática.
Datáfono
El datáfono es uno de los accesorios que suele incluirse con un sistema TPV más frecuentemente, de ahí que muchas personas utilicen el término TPV para referirse también al datáfono.
Con un datáfono es posible realizar cobros con tarjeta y con teléfonos que dispongan de una función NFC para hacer pagos contactless, siempre y cuando el datáfono cuente con esta opción.
Cuando un terminal de pago se encuentra integrado al Terminal Punto de Venta, al calcular el importe de la compra, el propio TPV lo redirigirá al datáfono para realizar el pago, y registrará el pago con tarjeta en su sistema.
Para saber más
¿Qué es un datáfono? Todo lo que debes saber
Balanza
Una balanza o una pesa puede integrarse en un sistema Terminal Punto de Venta para calcular de forma automática el importe que debe pagarse para comprar un producto que se venda a granel. Es un complemento habitual en fruterías, pescaderías y supermercados.
Al colocar el producto sobre la balanza y seleccionar en el TPV el tipo de producto que estamos pesando, la pantalla nos mostrará la cantidad a cobrar y la agregará a la compra del cliente, mientras que la base de datos descontará la cantidad vendida en el inventario.
Cajón de efectivo
Los TPVs también pueden conectarse a un cajón de efectivo, de manera que el cajón se abrirá automáticamente cuando se realice un cobro en dinero en efectivo, o pulsando un botón específico en el teclado o en la pantalla.
Este es uno de los accesorios que por lo general se encuentra asociado a la gran mayoría de los sistemas, ya que son raros los comercios que no necesiten utilizar uno.
Escáner de códigos de barras
Un escáner de códigos de barras es uno de los accesorios más frecuentes para realizar cobros en tiendas, ya que permite introducir en la operación de cada cliente los productos que quiere comprar.
Mientras que en bares, restaurantes o cafeterías resulta más ágil la entrada táctil de estos productos, en las tiendas y supermercados suele ser más frecuente utilizar el escáner.
Escáner de códigos QRs
Aunque el pago mediante códigos QR no está extendido en España, algunos TPVs permiten incorporar un lector de códigos QR para realizar pagos de manera digital.
Este tipo de pagos están más extendidos en otros países, mientras que en España se ha popularizado el uso del contactless, que suele estar integrado en los datáfonos.
Para saber más
¿Cómo recibir pagos mediante código QR en tu tienda?
Impresora
Finalmente, en la gran mayoría de los comercios es obligatorio contar con un sistema de impresión de recibos y facturas, con lo que casi todos los TPV que se distribuyen en España incluyen también una impresora lista para imprimir tickets o facturas utilizando papel térmico, si bien también es posible conectar impresoras tradicionales para imprimir documentos.
TPVs tradicionales vs. TPVs en la nube
Los TPVs tradicionales se encuentran completamente integrados en el hardware del comerciante –el ordenador o la tablet que hemos visto anteriormente–, pero también existe la posibilidad de utilizar TPVs basados en la nube. En este último caso, el usuario simplemente se conecta a internet desde cualquier dispositivo y accede a su servicio de TPV de manera remota.
Los TPVs basados en la nube suelen tener la ventaja principal de ser más económicos, ya que no es necesario comprar ni alquilar el hardware necesario para su uso.
Cualquier dispositivo sirve para utilizar estos TPVs, incluyendo ordenadores, tablets o incluso smartphones. Se trata entonces de una buena opción para autónomos o para negocios que comienzan su andadura con un presupuesto muy ajustado.
Los TPVs en la nube se instalan en un servidor externo, al que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Estos terminales normalmente no pueden conectarse de forma integrada a otros periféricos como escáneres de códigos de barras, impresoras o cajones de efectivo, de forma que solo son convenientes para algunos tipos de comercios, por ejemplo los que operan de forma móvil o los que no trabajan de cara al público.
Sin embargo, actualmente algunas marcas pueden combinar los beneficios de los sistemas tradicionales con los de un software en la nube, de manera que podemos alquilar o comprar su hardware y contratar sus servicios de gestión remota de nuestro inventario y nuestros cobros.
