¿Tu datáfono es compatible con tu caja registradora?
Si la respuesta es no, quiere decir que no estás aprovechando todo el potencial de tu sistema de caja.
Para entender mejor esta cuestión, veamos primero la diferencia entre los terminales compatibles, y los integrados.
¿Qué es un datáfono compatible?
Intentaremos definirlo, teniendo en cuenta que, en este ámbito, nada es definitivo:
Un terminal de pago es compatible con un sistema de caja cuando el intercambio de información entre el terminal y la caja registradora es automático.
Este intercambio debe ser factible en ambas direcciones: del datáfono a la caja registradora y viceversa.
Por ejemplo: la caja registradora envía automáticamente el importe a cobrar al datáfono. Una vez procesada la transacción, el terminal envía a la caja la información sobre el estado de la transacción, el tipo y el número de la tarjeta.
El datáfono y la caja registradora pueden ser suministrados por diferentes compañías. Lo único que se requiere es que los dos dispositivos utilicen el mismo protocolo de comunicación.
Si el terminal no es compatible, el importe de la transacción se debe introducir manualmente en el datáfono (añadiendo un paso al proceso).
¿Qué es un datáfono integrado?
Los datáfonos integrados son siempre terminales compatibles, pero vamos a establecer una distinción:
Un terminal de pago está integrado en el sistema de caja si los componentes individuales del sistema están concebidos como un todo.
Así, un dispositivo integrado es, por definición, compatible, pero no todos los dispositivos compatibles están integrados. En este caso, el terminal y el software son producidos por una misma compañía.
Por lo general, en los sistemas completos el procesamiento de los pagos también está gestionado por la misma compañía.
Dicho esto, no es necesario que el proveedor del datáfono se encargue también del procesamiento de las transacciones.
Ventajas de los datáfonos compatibles e integrados
Antes de enumerar las ventajas de la compatibilidad entre los datáfonos y las cajas registradoras, es importante recordar que la compatibilidad no es un requisito excluyente: los datáfonos incompatibles también pueden utilizarse para recibir pagos con tarjeta.
La diferencia está en la practicidad. Al no poder comunicarse entre sí, el comerciante debe introducir la suma correspondiente en el datáfono manualmente.
La compatibilidad es, entonces, una manera de acelerar las transacciones.
Ventajas:
¿Qué información se transmite?
La caja registradora puede transmitir al datáfono:
- El importe de la transacción
- El importe que debe devolverse por una anulación
- La aplicación móvil de pago que se utiliza
- La moneda
- La orden de imprimir el recibo
El datáfono puede transmitir a la caja registradora:
- El importe realmente cobrado al cliente (útil para dividir la cuenta o en caso de que se aplique un límite de gasto a la tarjeta del cliente)
- El número de la tarjeta
- El circuito utilizado (Visa, Mastercard, etc.)
- La moneda, etc.
¿Por qué son preferibles los datáfonos compatibles a los integrados?
A primera vista, podría parecer que los datáfonos integrados constituyen un paso más con respecto a los compatibles, pero, en nuestra opinión, esto es un error. Se trata, simplemente, de dos enfoques diferentes, cada uno con su propia ventaja.
De hecho, se puede utilizar una caja registradora suministrada por una empresa, un datáfono suministrado por otra empresa, y los servicios de una tercera empresa para cobrar los pagos a través del datáfono, sin ningún problema.
Comparado con un sistema integrado, la configuración de un sistema formado por piezas no relacionadas, pero compatibles, puede ser más complicada o, al menos, requerir más pasos; pero acarrea, a su vez, ciertos beneficios:
Con un terminal compatible, también se puede optar por una caja registradora en PC o en una tableta, e incluso por una caja registradora basada en la nube, para utilizarla en cualquier dispositivo.
¿Por qué utilizar un sistema de pago integrado?
Los sistemas integrados no están limitados por el protocolo. Basta con que el terminal cumpla con los estándares de seguridad EMV y PCI.
Por lo tanto, estos sistemas tienen todas las ventajas de los compatibles y además ofrecen, potencialmente, más datos de las transacciones, accesibles desde la caja.
En estos casos, el proveedor no necesita cumplir con los protocolos vigentes en cada país, por lo que puede ofrecer una solución «universal» en sus propios términos.
Veamos, ahora, las ventajas para el comerciante:
Inconvenientes: las cajas registradoras con sistemas de pago integrados son suministradas por empresas extranjeras que no siempre cumplen con las normativas y protocolos locales.
¿Qué significa esto? En España existen una serie de normas y estándares de seguridad respecto a la tenencia y utilización de cajas registradoras en comercios que todos los comerciantes deben tener en cuenta.
Una de las últimas leyes implementadas en esta materia fue la Ley Antifraude 11/2021, sancionada a finales del año 2021, que reglamenta, entre otras cosas, las certificaciones con las que deben contar las cajas registradoras en España, en busca de evitar la doble facturación o facturación fraudulenta.
Las sanciones asociadas al incumplimiento de estas normas son bastante considerables.
Sigue leyendo: ¿Qué es un TPV?
