Hay una gran diferencia entre aceptar un pago con tarjeta y reservar un importe en la tarjeta de un cliente. Esto último se denomina «retención de autorización», «autorización previa» o, más comúnmente, «preautorización de tarjeta».
Los hoteles, los servicios de alquiler de coches y otros equipos caros, por ejemplo, suelen exigir a sus clientes un depósito o una garantía de que se abonará el coste total al final del servicio.
Una forma habitual de hacerlo es procesar una tarjeta de débito o crédito para dejar retenida una cantidad determinada de dinero en la cuenta del cliente.
Este dinero se mantiene retenido durante un tiempo limitado, que puede extenderse hasta 5-30 días, y se transfiere definitivamente cuando tú, como comerciante, completas la transacción con tarjeta (es decir, la «capturas» o «autorizas»). En caso contrario, el banco libera el importe retenido en la cuenta del cliente.
Definición
Una preautorización es una retención temporal («no capturada») de un importe en la tarjeta de crédito o débito de un cliente, que se completará («capturará») en una transacción futura.
Mientras el dinero está retenido, el titular de la tarjeta no puede gastarlo, pero tú tampoco lo recibes en tu cuenta.
El importe se deduce efectivamente del saldo total de la cuenta del cliente, pero permanece en un estado «pendiente», ya que el pago aún no se ha enviado («liquidado») a tu cuenta de empresa.
Cuando llegue el momento de que el cliente pague su factura, «liquidarás» el pago, es decir, convertirás el importe reservado en una transacción completada.
Cómo funciona la preautorización de una tarjeta
Una preautorización de una tarjeta puede procesarse de manera electrónica a través de un datáfono (en persona), o mediante la introducción manual de los datos de la tarjeta en una página web o un terminal de pago virtual.
Algunas configuraciones también permiten que el cliente procese su propia preautorización en una página de pagos online.
Vamos a ver cómo funcionan estos métodos:
Preautorización en un datáfono
Cuando el titular de la tarjeta comercia contigo en persona, te conviene seguir los pasos de las preautorizaciones contactless o con chip y PIN, ya que es más seguro y suele ser más barato que introducir manualmente los datos de la tarjeta.
Si el cliente llega en persona para facturar o utilizar tu servicio, vas a la pantalla de preautorización de tu datáfono, introduces el importe del depósito, y le entregas el terminal al cliente para que pase o inserte su tarjeta. Luego él deberá introducir su PIN como en una transacción común.
Si estás hablando con el cliente por teléfono o por chat, puedes introducir manualmente los datos de su tarjeta en el terminal. En el caso de que tu proveedor de pagos lo permita, tendrás que cumplir también con la normativa PCI-DSS, que dicta los protocolos de seguridad y confidencialidad para la gestión de los datos de las tarjetas bancarias.
Preautorización en un terminal virtual
Un terminal virtual es una página web en donde puedes introducir y procesar una transacción en nombre del titular de una tarjeta, es decir, de tus clientes.
Muchos terminales virtuales incluyen la opción de elegir la preautorización de tarjeta en una categoría similar a «tipo de transacción». Cuando la hayas seleccionado, solo tendrás que rellenar el importe requerido, introducir los datos de la tarjeta y del cliente, y hacer clic para completar la retención de la autorización.
Preautorización en una página web (para el cliente)
El cliente puede completar su propia preautorización en determinadas páginas de pago online, como las plataformas web de reservas online.
Para configurar esta funcionalidad, debes comprobar primero si tu solución de comercio electrónico lo ofrece como opción de pago, y luego seguir los pasos para implementarla.
En caso contrario, puedes enviar al cliente un enlace por correo electrónico o un mensaje de texto que lo redirija a una página web con el importe de la preautorización cargado. Esta opción solo está disponible en algunos proveedores de pago que funcionan con una cuota mensual, como Adyen.
Con cualquiera de estos métodos de autorización previa, debes explicarle al cliente lo que estás haciendo y cómo funciona la preautorización. Si no lo haces, el titular de la tarjeta puede preguntarse por qué tiene un importe pendiente retenido en su cuenta, qué significa, y cuándo se procesará.
También debes evitar procesar más de una preautorización a la vez, ya que la cuenta del cliente puede bloquearse si el importe de la preautorización excede sus previsiones o supera su límite de gasto.
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¿Para qué sirve la preautorización?
La preautorización es una forma vital de evitar los riesgos de impago para muchos servicios de alquiler de vehículos, agencias de viajes o establecimientos hoteleros, entre muchos otros negocios y establecimientos.
Si un cliente utiliza un alojamiento, un vehículo o cualquier otro servicio costoso con una factura abierta, siempre existe el riesgo de que incurra en daños a la propiedad, que utilice complementos (por ejemplo, bebidas del mueble bar de un hotel) que no estaban originalmente en la factura, o que simplemente carezca de fondos para pagarla.
En este sentido, una preautorización funciona como una garantía de pago para el comerciante.
Para los arrendatarios de coches suele ser un requisito completar una preautorización antes de utilizar el vehículo.
Una preautorización no solo garantiza un pago futuro, sino que también puede utilizarse como depósito para cubrir posibles pérdidas.
Estas son las principales ventajas de una preautorización:
- Evita las molestias de las devoluciones. Si se produce un problema con un servicio que la empresa tendría que cubrir, es más conveniente devolver una autorización previa a la cuenta del cliente que reembolsar un pago totalmente autorizado. Los reembolsos son muy lentos de procesar (pueden tardar entre 2 y 3 semanas), mientras que una preautorización cancelada pasa a estar disponible en pocos días.
- Evita los chargebacks. Como los fondos preautorizados no son aún una transacción completada, el cliente no puede impugnarlos con su banco, lo que supondría un chargeback y una comisión para la empresa. En cambio, si aceptas un pago normal con tarjeta para un servicio futuro, el cliente podría impugnarlo con su banco, por ejemplo, con la excusa de que no has prestado el servicio.
- Evita el fraude. Si aceptas preautorizaciones online sin interactuar con el cliente, una preautorización te permite comprobar un pedido, contactar con el titular de la tarjeta y cancelar el pago si algo resulta sospechoso. En otras palabras, actúa como una especie de «amortiguador» que te permite separar las transacciones falsas de las auténticas.
¿Cómo acceder a la función de preautorización?
No todos los datáfonos, TPV o terminales virtuales incluyen la funcionalidad de procesar una preautorización de tarjeta. Al ser una funcionalidad más susceptible al fraude, son pocos los proveedores de servicios de pago que la ofrecen.
Sin embargo, esto no significa que esté fuera de tu alcance. Si bien la mayoría de las opciones se reducen a bancos tradicionales, algunos proveedores más económicos, como myPOS, ofrecen preautorizaciones, ya sea de forma nativa o a través de integraciones.
Estos son algunos de los mejores servicios de pago que ofrecen la funcionalidad de preautorización de tarjetas:
