Hay una diferencia entre aceptar un pago con tarjeta y reservar un importe en la tarjeta de un cliente. Esto último se denomina ‘retención de autorización’, ‘autorización previa’ o, más comúnmente, ‘preautorización’.

Los hoteles y los servicios de alquiler de coches y otros equipos caros suelen exigir un depósito o una garantía de que se financiará el coste total al final del servicio. Una forma habitual de hacerlo es procesar una tarjeta de débito o crédito para dejar retenida una cantidad determinada de dinero en la cuenta del cliente.

El dinero se mantiene retenido durante un tiempo limitado que puede extenderse hasta los 5-30 días, y transfiere definitivamente cuando el comerciante completa la transacción con tarjeta (es decir, la ‘captura’ o ‘autoriza’). En caso contrario, el banco vuelve a liberar este importe en el saldo del cliente.

Significado

Una preautorización es una retención temporal (‘no capturada’) de un importe en la tarjeta de crédito o débito de un cliente, que se completará (‘capturará’) en una transacción futura.

Mientras el dinero está retenido, el titular de la tarjeta no puede gastarlo, pero el comerciante tampoco lo recibe en su cuenta.

El importe se deduce efectivamente del saldo total de la cuenta del cliente, pero permanece en un estado ‘pendiente’, ya que el pago aún no se ha enviado (‘liquidado’) a la cuenta del comerciante.

Cuando llegue el momento de que el cliente pague su factura, el comerciante ‘liquidará’ el pago, es decir, convertirá el importe reservado en una transacción completada.

Cómo funciona

Una preautorización puede procesarse de manera electrónica a través de un datáfono (en persona), o mediante la introducción manual de los datos en una página web o un terminal virtual.

Algunas configuraciones también permiten que el cliente procese su propia retención de autorización en una página de pagos online.

Vamos a ver cómo funcionan estos métodos.

En un datáfono

Cuando el titular de la tarjeta comercia contigo en persona, te conviene seguir los pasos de las autorizaciones contactless o con chip y PIN, ya que es más seguro y suele ser más barato que introducir manualmente los datos de la tarjeta.

Si el cliente llega en persona para facturar o utilizar tu servicio, vas a la pantalla de preautorización del datáfono, introduces el importe del depósito, y luego le entregas el terminal al cliente para que pase o inserte su tarjeta. Luego deberá introducir el PIN como una transacción normal.

Si estás hablando con el cliente por teléfono, puedes introducir manualmente los datos de su tarjeta en el terminal. En el caso de que tu proveedor de pagos lo permita, tendrás que cumplir también con la normativa PCI-DSS, que dicta los protocolos de seguridad y confidencialidad para la gestión de los datos de las tarjetas bancarias.

En un terminal virtual

Un terminal virtual es una página web donde el comerciante puede introducir y procesar una transacción en nombre del titular de la tarjeta.

Solo debe utilizarse mientras el comerciante habla con el cliente, ya que no es recomendable guardar los datos de la tarjeta en un archivo ni anotarlos en un papel.

Muchos terminales virtuales tienen la opción de elegir la preautorización en una categoría similar a ‘tipo de transacción’. Cuando la hayas seleccionado, solo tendrás que rellenar el importe requerido, introducir los datos de la tarjeta y del cliente, y hacer clic para completar la retención de la autorización.

En una página web (para el cliente)

El cliente puede completar su propia preautorización en determinadas páginas de pago online, por ejemplo, en las webs de reservas online.

Para configurarla, el comerciante debe comprobar si su solución de comercio electrónico lo ofrece como opción de pago, y luego seguir los pasos para su implementación.

En caso contrario, puede enviar al cliente un enlace por correo electrónico o un mensaje de texto que lo redirija a una página web con el importe a preautorizar. Esto solo está disponible en algunos proveedores de pago que funcionan con una cuota mensual, como Adyen.

Con cualquiera de estos métodos, debes explicarle al cliente lo que estás haciendo y cómo funciona la preautorización. Si no lo haces, el titular de la tarjeta puede preguntarse por qué tiene un importe pendiente en su cuenta, qué significa, y cuándo se procesará.

También debes evitar procesar más de una preautorización a la vez, ya que la cuenta del cliente puede bloquearse si el importe de la preautorización excede sus previsiones o supera su límite de gasto.

¿Para qué sirve?

La preautorización es una forma vital de evitar los riesgos de impago para muchos servicios de alquiler de vehículos, agencias de viajes o establecimientos hoteleros, entre otros.

Si un cliente utiliza un alojamiento, un vehículo o cualquier otro servicio costosos con una factura abierta, siempre existe el riesgo de que incurra en daños en la propiedad, que utilice complementos (por ejemplo, bebidas del mueble bar de un hotel) que no estaban originalmente en la factura, o que simplemente carezca de fondos para pagarla.

En este sentido, una preautorización funciona como una garantía de pago para el comerciante.

Para los arrendatarios de coches suele ser un requisito completar una preautorización antes de utilizar el vehículo.

Una preautorización no solo garantiza un pago futuro, sino que también puede utilizarse como depósito para cubrir posibles pérdidas.

Además, tiene otras ventajas:

Evita las molestias de las devoluciones. Si se produce un problema con un servicio que la empresa tendría que cubrir, es más conveniente devolver una autorización previa a la cuenta del cliente que reembolsar un pago totalmente autorizado. Los reembolsos son muy lentos de procesar (pueden tardar entre 2 y 3 semanas), mientras que una preautorización cancelada pasa a estar disponible en pocos días.

Evita los chargebacks. Como los fondos preautorizados no son aún una transacción completa, el cliente no puede impugnarlos con su banco, lo que supondría un chargeback y una comisión para la empresa. En cambio, si aceptas un pago normal con tarjeta para un servicio futuro, el cliente podría impugnarlo con su banco, por ejemplo con la excusa de que no has prestado el servicio.

Evita el fraude. Si aceptas preautorizaciones online sin interactuar con el cliente, una preautorización te permite comprobar un pedido, contactar con el titular de la tarjeta y cancelar el pago si algo resulta sospechoso. En otras palabras, actúa como una especie de ‘amortiguador’ que te permite separar las transacciones falsas de las auténticas.

¿Cómo puedes conseguir esta función?

No todos los datáfonos o terminales virtuales incluyen la opción de procesar una preautorización. Se trata de algo que deberías consultar con tu proveedor de pagos, porque no es necesariamente una función que esté activa por defecto, y puede requerir una actualización del software.

También es más susceptible al fraude, con lo que la empresa de pagos puede tener que analizar tu negocio antes de añadir la función en tu cuenta.

La mayoría de los terminales Ingenico y Verifone pueden preautorizar tarjetas (si disponen del software adecuado), mientras que los lectores de tarjetas más económicos casi nunca lo hacen.

En cuanto a los terminales virtuales, la mayoría de los que cobran una cuota mensual suelen ofrecer la posibilidad de realizar una preautorización, mientras que los gratuitos como SumUp o Square no la tienen.